Практическая работа Планирование рабочего времени в программе Microsoft Office Outlook. Назначение задачи другому человеку

Оптимизация действий

Во время работы над созданием нового списка сообщений мы отталкивались от того, как именно люди читают электронные письма. Но не только сам процесс просмотра и чтения был важен для нас. Также нас интересовало то, как происходит обработка писем. Мы проанализировали насколько могли, что чаще всего делают люди с письмами после их прочтения.

Конечно же, зачастую люди удаляют письма, которые они прочитали или просмотрели, а точнее три четверти действий с электронными письмами после прочтения – их удаление. В основном удаляют с помощью клавиатуры, хотя использование мыши тоже популярно. В новом Outlook мы поместили кнопку “удалить” прямо в списке сообщений. Когда вы просматриваете ленту сообщений, можно по ходу удалять письма без предварительного их выделения, а только одним кликом.

Стоит напомнить о том, что список сообщений в Outlook оснащен кнопками для выделения писем, а также для их распределения по категориям. Хотя оказалось, что последней функцией мало кто пользуется. Поэтому мы убрали за ненадобностью эту кнопку и перенесли функцию категоризации в меню, также для этого действия можно использовать Quick Step. Тем, кто пользуется этой функцией, не стоит переживать, так все категории по-прежнему остаются в списке.

Наш анализ показал, что многие пользователи предпочитают отмечать непрочитанными сообщения, которые имеют для них особую важность, чтобы потом опять к ним вернуться. Поэтому MS Outlook-2013 имеет возможность менять статус писем в папке с входящими.

Интерфейс для сенсорных дисплеев

Следует отметить, что в версии для аппаратов с сенсорным дисплеем, например, для планшетов, вы не увидите кнопки для быстрого удаления, для отметки или изменения статуса письма в самом списке сообщений. Дело в том, что то, как люди работают с обычными компьютерами с мышкой и с сенсорными экранами с помощью пальцев, имеет существенные отличия. Следовательно, это должно отражаться на интерфейсе нашей программы.

Функция Quick Response

Одной из новых функций Outlook 2013, которая нашла позитивный отклик среди пользователей, является Quick Response, то есть функция быстрого ответа на письма. Смысл в том, что можно отвечать на входящие, не покидая папки, а прямо по мере работы с письмами. Это значительно облегчает вашу работу с почтой, так как теперь не нужно открывать новое окно, чтобы ответить на письмо, а также чтобы отредактировать сам текст письма или прикрепить документ.

Черновики

Основываясь на отзывах и пожеланиях пользователей, мы добавили дополнительную кнопку «черновики» к Quick Response, чтобы вы всегда могли отслеживать, на какие письма вы начали отвечать, но не закончили само письмо. Когда вы начинаете отвечать на письмо, появляется индикатор , то есть «черновик», он исчезает, когда вы либо отправляете ответ, либо удаляете письмо. Этот индикатор показывает, что вам все еще нужно закончить работу над письмом. Достаточно удобно: вы и не забудете ответить на письма, на которые хотели, а также не нужно лишний раз проверять папку с черновиками или все открытые окна, чтобы найти незавершенные письма. Когда вы кликаете на разговор, который содержит данный индикатор, программа автоматически возвращает вас к письму, которое вы не дописали.

Календарь

Многие из нас пользуются календарем, чтобы планировать встречи и совещания. Также набрали популярность напоминания, с помощью которых вы не упустите из виду даже мелочи.

Изучив то, как пользователи работают с календарями, мы пришли к выводу, что очень часто необходимо не только понимать, какие встречи и мероприятия назначены на сегодня, но и видеть свои задачи в перспективе на неделю и даже на месяц. Для этого превосходно подходит Month View, с помощью которого можно планировать задачи на будущее и ставить себе необходимые напоминания. Просто кликните на день в календаре и создайте запись.

Приятной работы с новым MS Outlook-2013 !

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

Поручения

Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение. Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач. Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.

Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.

Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3». Начнем создание задачи с нуля.

1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача.
2. В поле «Тема» введите имя задачи.
3. Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.
4. Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку «Повторение», выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно) и выполните одно из следующих действий:
   • задание повторения задачи через равные интервалы – задайте параметры частоты повторения. Для повторения задачи через равные интервалы не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу через;
   • задание повторения задачи на основе даты завершения – установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
5. При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.
6. Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Сохранить и закрыть».

Для создания задачи на основе существующей задачи выполните следующие действия.

1. В списке задач выберите задачу, которую требуется скопировать.
2. В меню Правка выберите команду Копировать. Если команда Копировать недоступна, щелкните галочку в столбце Задачи и повторите попытку.
3. В меню Правка выберите команду Вставить.
4. При необходимости откройте задачу и измените ее параметры.

Переименование задачи

В списке задач (он отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре) щелкните имя задачи, которое требуется изменить. Наберите новое имя и нажмите клавишу «Enter». Если задача является повторяющейся, в ее завершенных копиях сохранится прежнее имя.

Изменение состояния задачи и процента завершения

Откройте задачу, для которой требуется изменить состояние или процент завершения. Введите необходимые сведения в полях «Состояние» и «Готово, %». Преобразование задачи в частную Откройте задачу, которую требуется сделать невидимой для других пользователей. Установите в правом нижнем углу флажок Частное.

Пометка задачи как завершенной

Откройте задачу, которую требуется пометить как завершенную, и в поле «Готово, %» введите 100%. Если поле «Завершена» отображается в списке задач (как флажок в заголовке столбца), то чтобы пометить задачу как завершенную достаточно установить флажок в этом поле. Если в списке задач отображается поле «Состояние», выберите в списке Значение «Завершена».

Изменение порядка отображения задач

• Сортировка всех задач в списке
  1. В разделе Задачи отсортируйте список.
  2. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  3. Нажмите кнопку «Сортировка».
  4. В группе «Сортировать элементы по полю» выберите поле, по которому должна производиться сортировка. Если необходимого поля нет в группе «Сортировать элементы по полю», выберите другой набор полей в списке «Поля для сортировки». (Если сортировка производится по тому же полю, что и группировка, будут отсортированы заголовки групп, а не элементы внутри групп. Для сортировки содержимого группы выберите в списке Сортировать элементы по полю поле, отличное от выбранного в списке Группировать элементы по полю.)
  5. Выберите порядок сортировки «По возрастанию» или «По убыванию».
  6. Для сортировки по дополнительному полю выберите его в списке Затем по полю. В табличном представлении для сортировки по столбцу достаточно щелкнуть заголовок столбца.
• Перемещение отдельных задач вверх или вниз по списку задач
  1. В разделе Задачи в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  2. Нажмите последовательно кнопки «Группировка», «Очистить все», а затем кнопку «OK».
  3. Нажмите последовательно кнопки «Сортировка», «Очистить все», затем кнопку «OK».
  4. Перетащите задачу вверх или вниз в списке задач, ориентируясь по направляющей.
  5. Чтобы сохранить этот порядок для использования по умолчанию, выберите в меню Действия команду Сохранить порядок задач. Неотсортированные и несгруппированные задачи можно перемещать вверх и вниз в списке задач в календаре.
• Назначение важности задач
  1. Чтобы отсортировать задачи по важности, необходимо указать важность каждой задачи. По умолчанию задачи имеют обычный уровень важности. Он может быть изменен на низкий или высокий.
  2. Откройте задачу, степень важности которой требуется изменить.
  3. В списке Важность щелкните соответствующую степень важности.
  4. После завершения назначения важности вернитесь в список задач и отсортируйте его по важности с помощью первой процедуры, описанной в этом разделе.

Запись затраченного времени для задачи

1. Откройте задачу, для которой записываются планируемые и реальные затраты времени.
2. Откройте вкладку Подробно.
3. Введите планируемые временные затраты в поле «Объем работ» и реальные временные затраты в поле «Реально затрачено».

Планирование в календаре времени завершения задачи

1. Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки «Задачи» на кнопку «Календарь» в области переходов.
2. На вкладке Встреча выберите необходимые параметры.

Отправка отчета о состоянии задачи

1. Откройте задачу, о состоянии которой требуется отправить отчет.
2. Выберите в меню Действия команду Отправить отчет о состоянии задачи.
3. Введите имена адресатов в полях «Кому», «Копия» и «СК».
4. Если задача назначена вам, в эти поля автоматически будут внесены имена членов списка обновления.
5. Нажмите кнопку «Отправить».

Установка или удаление оповещения для задачи

• Установка или удаление напоминания для отдельной задачи
  1. Откройте задачу, для которой требуется установить или удалить оповещение.
  2. Установите или снимите флажок Оповещение. При установке оповещения также могут быть заданы дата и время.
  3. Если оповещение включено, но время для него не задано, используется время оповещения по умолчанию. Чтобы задать время оповещения, используемое по умолчанию, Выберите время в поле «Время оповещения».
• Установка или удаление оповещений для всех новых задач с заданным сроком
  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
  2. Установите или снимите флажок Установить оповещение о сроках. При поручении задачи с оповещением другому пользователю оповещение отключается, чтобы пользователь, которому поручена задача, мог установить оповещение сам.

Установка срока и даты начала задачи

1. Откройте задачу, для которой устанавливаются даты начала и завершения.
2. Введите в поле «Срок» дату завершения работы над задачей.
3. Введите в поле «Дата» начала дату начала работы над задачей.
4. Чтобы сбросить дату начала, не изменяя дату завершения, введите значение «Нет» в поле «Дата начала» и нажмите клавишу «Enter». Затем снова щелкните поле «Дата начала» и введите новую дату начала.

Если в качестве даты завершения устанавливается дата, не соответствующая обычному шаблону повторения этой задачи (например, заданная дата приходится на пятницу, а задача повторяется каждый четверг), в списке задач появится новая задача, представляющая исключение. Новая задача не будет повторяться в отличие от начальной, которая будет повторяться, как предписано.

Преобразование сообщения в задачу

1. В области переходов перетащите сообщение, которое требуется преобразовать, на кнопку «Задачи».
2. Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.

Принятие или отклонение назначения задачи

1. Откройте задачу или поручение.
2. Нажмите кнопку «Принять» или «Отклонить».
3. Установите переключатель Изменить ответ перед отправкой (введите комментарии к сообщению и нажмите кнопку «Отправить») или «Отправить ответ сейчас».

Назначение задачи другому пользователю

• Первое назначение задачи
  1. Чтобы создать новую задачу, выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, откройте ее в списке задач и нажмите кнопку «Назначить задачу».
  2. Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку «Кому».
  3. В новой задаче введите имя в поле «Тема». (В существующей задаче поле «Тема» уже заполнено.)
  4. Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния.
  5. Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку «OK».
  6. Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче.
  7. Нажмите кнопку «Отправить». При назначении повторяющейся задачи ее копия сохранится в списке задач, но не будет обновляться. Если установлен флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, отчет будет приходить после завершения каждого вхождения задачи.
• Переназначение задачи после отклонения поручения получателем
  1. Откройте отклоненную задачу в списке задач.
  2. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
  3. Нажмите кнопку «Отправить».
• Переназначение порученной вам задачи
  1. Откройте сообщение, которое содержит поручение.
  2. Выберите в меню Действия команду Назначить задачу.
  3. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
  4. Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
  5. Нажмите кнопку «Отправить».

Отправка примечаний к назначенной задаче

1. Откройте назначенную задачу, примечания к которой требуется отправить.
2. В меню Действия выберите команду Ответить или Ответить всем.
3. Введите примечание в текстовом поле сообщения.
4. Нажмите кнопку «Отправить».

Возвращение прав владельца отклоненной задачи

1. Откройте сообщение, содержащее отклоненное поручение.
2. Выберите в меню Действия команду Вернуться к списку задач.

Отслеживание хода выполнения и сведений для выставления счетов

1. Пересылка задачи для отслеживания другими пользователями.
2. Откройте задачу, которую требуется отправить.
3. Выберите в меню Действия команду Переслать.
4. Введите имена адресатов в полях «Кому» и «Копия».
5. Если это необходимо, введите сообщение в текстовом поле задачи.
6. Чтобы отправить копии нескольких задач, перетащите дополнительные задачи из списка задач на текстовое поле пересылаемой задачи.
7. Нажмите кнопку «Отправить».

Отслеживание назначенных задач

• Автоматическое сохранение копий порученных вами задач и получение отчетов о состоянии
  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
  2. Нажмите кнопку «Параметры задачи».
  3. Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
  4. Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
• Просмотр задач, порученных вами другим пользователям
  1. Нажмите кнопку «Задачи».
  2. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Назначение.
• Просмотр списка пользователей, хранящих обновляемые копии порученной задачи
  1. Откройте порученную задачу, для которой необходимо просмотреть список обновлений.
  2. На вкладке Подробно прочитайте имена в списке Обновить для.

Запись расстояния, организации и прочих сведений об оплате для задачи

1. Откройте задачу, для которой записываются сведения об оплате.
2. Перейдите на вкладку Подробно.
3. Введите необходимые сведения в полях «Объем работ», «Расстояние», «Расходы и Организации».

Повторяющиеся задачи

Только владелец задачи может преобразовать ее в повторяющуюся.

1. Откройте задачу, которую требуется сделать повторяющейся.
2. Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).
3. Чтобы задать дни и время повторения задачи, выполните одно из следующих действий:
   • повторение задачи через равные интервалы – Выберите любые параметры в правой части группы «Повторять», кроме значения Ставить новую задачу через;
   • повторение задачи на основе даты завершения – Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле интервал повторения.
4. Выберите даты начала и окончания задачи.

Повторяющиеся задачи отображаются в списке задач по одной. После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия.

Пропуск одного вхождения повторяющейся задачи

1. В списке задач откройте повторяющуюся задачу, которую необходимо пропустить.
2. Выберите в меню Действия команду Пропустить. Если повторяющаяся задача заканчивается после определенного числа вхождений, пропущенная задача будет учтена как одно вхождение.

Отмена повторения задачи

1. Откройте задачу, повторение которой требуется отменить.
2. В меню Действия выберите команду Повторение.
3. Нажмите кнопку «Удалить повторение».

06.04.2015

Outlook – наиболее широко распространенная программа-органайзер, являющаяся «де факто» стандартом в корпоративной среде. К сожалению, в России Outlook часто используется только как почтовый клиент, и сравнительно редко – именно как органайзер. Одна из причин – жесткость системы планирования, изначально заложенной в эту программу. Стандартные возможности, появляющиеся при первом запуске программы, сводят процесс планирования к тому, что в разделе задач получается длинный неструктурированный список дел с разными сроками, названиями и степенями важности. Подобное перечисление не поддается обзору и очень неудобно.

Всех перечисленных трудностей поможет избежать подход, базирующийся на . Надо заметить, что наш нестандартный подход к планированию основывается только на штатных возможностях Outlook, без всякого дополнительного программирования. Контекстное планирование организуется путем несложной настройки, процесс которой мы детально опишем далее.

Эта статья является первой из серии статей, обобщающих наш опыт налаживания систем личного планирования для топ-менеджеров в ходе проектов индивидуального консультирования, а также опыт работы с участниками . В следующих статьях будут рассмотрены вопросы реализации в Outlook хронометража, творческой картотеки и других ТМ-подходов. Поскольку статья первая, мы детально опишем все технические подробности – принося заранее свои извинения пользователям Outlook, хорошо знакомым с его базовыми функциями.

Требования к обзору задач

Оценим – какими качествами должен обладать раздел «Задачи» (Tasks):

• Возможность обозревать одновременно большой список задач. Это очень важное требование, если оно не выполняется, система будет неудобной для восприятия. При этом нам хотелось бы, чтобы в этих задачах можно было выделить наиболее важные.
• Реализация планирования на трех временных горизонтах, по методу структурирования внимания:
• Оперативном – дела, которые надо сделать «приблизительно сегодня»;
• Тактическом – задачи и проекты, которые необходимо выполнить в более длительный период, например за неделю, месяц или больший период.
• Стратегическом – задачи годового уровня, направления деятельности.
• Возможность организации контекстной системы планирования, о которой также говорит метод структурирования внимания. Если выражаться проще, то нам необходимо в нашем разделе «Задачи» иметь возможность в нужное время увидеть нужную нам информацию, не держа ее постоянно в голове; «вспомнить о нужной задаче в нужное время», при наступлении соответствующего «кайроса» (благоприятного времени выполнения задачи).

Теперь давайте приступим к построению нашей системы. Для этого последовательно будем реализовывать все требования, которые мы к ней предъявили. Прежде всего, разберемся, с помощью каких возможностей MS Outlook мы этого добьемся.

Оптимизация обзора с помощью категорий

Наша система будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook:

1. Категории задач.
2. Формы представления «to-do list» в разделе «Задачи».

Категория – это некий признак, который мы можем своей волей назначать той или иной задаче. Замечательна эта возможность тем, что после этого мы сможем группировать наши задачи по принадлежности к этим категориям.

1. Стандартные – по умолчанию заданные в программе.
2. Пользовательские – те, которые мы задаем сами.

Именно последний вид категорий и делает возможность деления задач по категориям наиболее привлекательным для нас.

Категории горизонтов планирования

Пусть изначально мы имеем список задач, не группированный по категориям, но отсортированный по срокам. Выглядит это примерно так:

Очевидно, что таким списком пользоваться неудобно, поскольку в него попадают и задачи элементарные, требующие одного действия (например, написать письмо или позвонить), и задачи-проекты (например, подготовить стандарт магазина), и полномасштабные проекты, растянутые на достаточно большой срок (например, создание сайта компании).

Такого недостатка можно избежать, если разделить дела на три категории в соответствии с горизонтами планирования:

Оперативные задачи – то, что нужно сделать сегодня, или задачи, требующие незначительных усилий по выполнению – написать письмо, позвонить, встреча и т.п.

Тактический горизонт – более сложные задачи, содержащие в себе несколько других.

Стратегический уровень – большие проекты и направления деятельности.

Давайте создадим такие категории – и на этом примере рассмотрим методику создания новых категорий. Чтобы задать категорию для задачи, нужно при ее создании нажать на кнопку «Категории …».

Вот окно создания задачи:

Очень важно при задании параметров задачи снять флажок опции «Оповещение ». Оставить его можно только для тех задач, для которых это действительно необходимо – и делать это нужно продуманно и сдержанно, поскольку в противном случае не будет отбоя от напоминаний.

Оптимизировать расходы внимания на оповещения помогает простой прием: в качестве времени оповещения выбирать не дату события, а, например, утро ближайшей предшествующей субботы или другого дня, в который вы переносите «дозревшие» стратегические задачи в тактический раздел (напомним, что такой перенос является необходимым элементом ). Благодаря такому подходу большинство напоминалок выпадают именно в тот день, когда вы «разгребаете» органайзер и планируете предстоящую неделю, и соответственно, можете присвоить всем «напомнившим о себе» задачам более точное время исполнения на предстоящей неделе.
Кнопка задания категории в увеличенном виде:

Если нажать на нее, то получим окно следующего вида:

Список содержит стандартные и уже созданные категории, которые можно выбрать, тем самым обозначив принадлежность к ним создаваемой задачи. Задача может принадлежать сразу к нескольким категориям – эту полезную возможность мы также используем в своих целях. Об этом будет сказано ниже.

Если в приведенном выше окне нажать на кнопку «Главный список категорий», то получим меню следующего вида:

Именно в нем можно удалить ненужные стандартные категории и создать пользовательские категории, отражающие ваши потребности. Например:

• Оперативка
• Тактика
• Стратегия

Для удобства обзора списка категорий, который всегда выводится в алфавитном порядке, полезно использовать цифры в названиях категорий. Например:

1_Оперативка, 1_Тактика, 1_Стратегия
2_Люди_Иванов, 2_Люди_Петров….,
3_Проекты_Промстроймаш,… и т.д.

Остается лишь добавить, что если вам нужно «окатегорить» большую группу накопившихся задач, достаточно в списке выделить мышью требуемые (удерживая нажатой клавишу Ctrl), и затем в контекстном меню (правая кнопка мыши) выбрать пункт «Категории». Категории, выбранные во всплывшем меню категорий, будут присвоены всем выделенным задачам. После этого наш список задач примет вид:

Группировка задач по категориям

Теперь, чтобы рассортировать задачи по горизонту планирования, можно включить сортировку по категории, нажав на название соответствующего столбца. Однако это пока не дает удобного обзора, и к тому же лишает нас возможности сортировать задачи по сроку исполнения.

Чтобы избежать перечисленных неприятностей, мы используем возможность группировки задач по определенным признакам. Для этого необходимо:

1. Вызвать контекстное меню, как показано на рисунке.
2. Выбрать пункт «Изменить текущее представление».
3. В появившемся окне нажать на кнопку «Группировка »

4. Появится окно следующего вида:

Здесь нужно в окне «Группировать элементы по полю » выбрать пункт «Категории ».

Если теперь нажать на ОК и вернуться к исходному списку задач, то можно будет заметить, что он изменился.

Теперь список задач имеет вид:

Т.е. все задачи, находящиеся в папке, распределились на группы согласно присвоенным этим задачам категориям. А значит, мы получаем возможность видеть задачи, соответствующие интересующему нас в данный момент временному горизонту:

Логично, что задачи, срок исполнения которых наступает раньше, должны находиться выше (у вершины списка) для того, чтобы быть ближе к центру нашего внимания. Помимо этого можно ввести систему классификационных символов, добавляемых в начало названий задач, и производить сортировку по ним.

Например, этими символами могут быть А, Б, В, Г – буквы, соответствующие элементам , где задачи распределяются по важности и срочности на четыре категории. Это также могут быть классификаторы проектов, фамилии исполнителей для делегированных задач, и т.п.

При этом различные способы сортировки могут входи ть в противоречие друг с другом. Но никто не мешает менять обзор так, как нужно по ситуации – по дате, по срочности-важности, по классификаторам (в алфавитном порядке), и т.п. Общий подход к решению этой проблемы дан в следующем подразделе.

Настройка пользовательских представлений

MS Outlook предоставляет достаточно удобные возможности для создания различных представлений списка задач. Каждое представление – это некая совокупность правил отбора задач и правил их отображения, удобных в разных ситуациях.

Чтобы настроить существующие представления, или создать новое, нужно в главном меню программы выбрать пункт «Вид», а выпавшем меню выбрать «Текущее представление». Выбирая одно из представлений, присутствующих в списке, вы определяете, каким вы хотите видеть список задач – например, все задачи, сгруппированные по категориям, или только завершенные задачи, и т.д.

Пункт «Определить представления» задает новые представления; «Изменить текущее представление» – позволяет донастраивать уже имеющиеся. При его выборе появится окно следующего вида:

Рассмотрим возможности этого меню:

Поля . Можно выбирать, какие поля задач будут отображаться в настраиваемом представлении. Проще говоря, какие столбцы будут присутствовать в списке задач.

Нужно просто выбрать поля из левого столбца и нажатием кнопки «Добавить ->» добавить их в список отображаемых полей справа. Это очень удобная возможность, поскольку в разных ситуациях нам важно видеть разные параметры задач. Например, можно убрать поле «Кем поручена» для представления собственных задач, и наоборот добавить его в представления для отображения задач делегированных.

Группировка . На примере группировки по категориям эта функция была описана выше. Группировать можно по любым полям. Например, в представлении «Делегированные задачи» логично настроить группировку по полю «Исполнитель».

Сортировка – можно сортировать задачи внутри групп по разным признакам. Например, по теме, по сроку исполнения, по степени важности и т.п. Причем сортировка, как и группировка, может быть вложенной. Например, сначала задачи могут сортироваться по теме, а потом по дате.

Отбор – позволяет отображать в представлении только задачи, удовлетворяющие определенному признаку. Например, это важно, когда мы хотим видеть одновременно только список задач, относящихся к одной и той же категории, или содержащие в теме только определенные символы, или только те, у которых в качестве срока исполнения установлена сегодняшняя дата (такой отбор удобен для представлений, связанных с оперативным планированием).

Другие настройки – позволяют настраивать внешний вид таблиц с задачами. Изменять шрифт, вид линий, включать поле просмотра задачи (когда не нужно два раза щелкать на задачу, чтобы увидеть ее содержимое, а достаточно просто выбрать задачу, нажав на нее мышкой).

Автоформат – позволяет задавать формат отображения текста для задач параметры которых отвечают определенным условиям. Например, можно сделать так, чтобы все важные задачи (имеющие соответствующую пометку) отображались полужирным шрифтом и красным цветом.

Теперь рассмотрим эти полезные возможности на примере . Предположим, мы хотим создать обзор стратегических задач, позволяющий «помедитировать» над долгосрочным планированием, не отвлекаясь на текущие мелочи. Для этого в представлении нужно осуществлять отображение задач только категории «Стратегия», сортируя их по важности. Также будет полезно отображать наиболее важные задачи красным полужирным шрифтом.

Чтобы отобразить только задачи, относящиеся к стратегическому горизонту планирования, т.е. относящиеся к категории «Стратегия», нужно задать в представлении отбор по категории.

Создадим новое представление. Для этого пункте меню «Вид» – «Текущее представление», нужно выбрать пункт «Определить представление».

Появится окно следующего вида –

Кнопки в правой части окна дают нам возможность производить манипуляции с уже существующими представлениями, либо создавать новые. Нажимаем на кнопку «Создать…». Начальное окно создания представления имеет вид –

Здесь нужно задать имя представления (в нашем случае «Стратегия», или «Только Стратегия», или как будет угодно читателю). В качестве типа представления мы в нашем примере выберем «Таблица». И поставим флажок рядом с «во всех папках «Задача»».

Дальше появляется окно, которые мы детально описывали выше – оно называется «Сведения о представлении». Здесь-то мы и реализуем представление с описанными выше параметрами. Итак, для реализации отбора по категории выберем пункт «Отбор» в меню «Сведения о представлении». Появляется новое для нас окно –

На открывшейся вкладке «Задачи» можно настроить отбор по некоторому тексту, который содержится либо в поле темы задачи, либо заметках этой задачи. Также здесь можно отбор по получателю и отправителю задачи, по ее состоянию (например, выполнена или нет) и срокам исполнения (например, можно сделать отбор задач со сроком до или после определенной даты).

Однако нам нужно сделать отбор по категории «Стратегия ». Отбор по категориям реализуется на вкладке «Другие условия » –

Теперь можно выбрать одну или несколько категорий, которые будут отобраны и отображены в создаваемом нами представлении, нажав на кнопку «Категории».

Теперь в нашем представлении отбираются только задачи из категории «Стратегия», они сортируются по важности. Остается сделать так, чтобы важные задачи выделялись красным полужирным шрифтом.

Для этого в «сведениях о представлении» нажимаем на кнопку «Автоформат». Появляется еще одно новое для нас окно, уже содержащее несколько стандартных правил автоформатирования задач –

Здесь мы можем либо создавать новые правила автоформатирования для нашего представления, либо удалять старые и редактировать их. Добавим новое правило (кнопка «Добавить»).

Здесь зададим имя для нашего правила и выберем шрифт, которым будет отображаться задача, отвечающая условиям, которые нам также предстоит задать. Окно задания параметров шрифта стандартное и его мы приводить не будем. Условие автоформатирования задается в уже знакомом нам окне:

Нужно отобрать задачи по важности, значит нужно поставить галочку около «Важность элементов» и выбрать из списка высокую важность. Теперь наше представление отвечает заданным для примера условиям.

Теперь если мы хотим подвергнуть анализу наши стратегические задачи нужно просто активировать это представление в меню «Вид / Текущее представление». Полученный обзор стратегических задач будет выглядеть так:

Реализация «кайросов»-контекстов с помощью категорий

О контекстном планировании много и подробно говорится в статье Глеба Архангельского . В двух словах, суть этого подхода заключается в том, что задачи «привязываются» не к жесткому времени исполнения, как в классическом жестком планировании, но к определенному «кайросу» (благоприятному времени, термин древнегреческий), или «контексту», совокупности обстоятельств, благоприятных для выполнения задачи.

Примеры контекстов:

• места: канцелярский магазин, офис, дом, автосервис;
• люди: коллеги, начальники, подчиненные, друзья, родственники;
• обстоятельства: «после защиты диссертации», «когда у шефа будет хорошее настроение»;
• состояния : «когда хочется работать», «когда не хочется работать», «когда придет вдохновение»;
• и т.п. – контексты бывают самыми разными.

Наш подход позволяет реализовать контекстное планирование на базе раздела «Задачи» в MS Outlook. Для этого нужно указанным выше способом создать новые категории, соответствующие выбранным контекстам. Список контекстов может меняться в зависимости от ситуации, главное, чтобы их не было сразу слишком много – так можно перегрузить внимание и система будет сложна в использовании.

Контекст может быть связан с определенными видами деятельности, например «Письма». Такой подход позволяет, выделив в плане на день время на работу с почтой, легко увидеть, какие письма надо написать.

Как уже упоминалось выше, одна и та же задача может принадлежать сразу нескольким категориям. Т.е. в нашем “to-do list” задача будет помещена в группы всех категорий, к которым принадлежит. Это очень удобно, т.к. на одну и ту же задачу можно взглянуть «с разных сторон», видеть ее «из разных мест».

Например, задача «Написать письмо Иванову» с одной стороны – задача оперативной срочности, а с другой – это задача, относящаяся к контексту «Письма». Таким образом, она «видна» и из обзора писем, которые нужно написать, и из обзора всех предстоящих оперативных задач. Эта же задача может быть «видна» из контекста Люди, из контекста «Когда хочется работать» (например письмо очень «энергоемкое»), и т.п.

Напомним, что для назначения задаче сразу несколько категорий, нужно нажав на кнопку «Категории » при задании параметров задачи, указать соответствующие категории, обозначив их галочками в списке.

Теперь to-do list имеет вид:

Долгосрочное МСВ-планирование

Следует несколько слов сказать о том, как задачи будут циркулировать внутри горизонтов планирования. Напомним суть метода структурирования внимания: при приближении «кайроса», благоприятного времени для выполнения задачи, «напоминалка» о ней должна приблизиться к центру, фокусу вашего внимания. Это верно как на оперативном уровне (например, фокус внимания – верхняя выделенная красным часть to-do list’а), так и на стратегическом (приближением задач к фокусу внимания является их перемещение от стратегического и тактического разделов к оперативному).

Сместить задачу ближе к центру внимания, например, из стратегического горизонта на тактический, или с тактического на оперативный, можно двумя способами:

1. Открыть обе группы и перенести задачу из одной группы в другую. При этом она исчезнет из одной категории и появится в другой. Это не всегда удобно, т.к. задача с тактического горизонта может содержать несколько оперативных подзадач. Такой подход можно применять только для односложных задач – требующих одноразового выполнения (т.е. чаще всего при переносе задач с тактического на оперативный горизонт).
2. Открыть задачу на более дальнем уровне планирования и добавить ее к категории более близкого уровня. При этом она отразится в обеих группах – т.е. тактическая задача отразится на оперативном горизонте, сохранившись и на тактическом. Это важно, когда задача составная , и работает, как при переходе от стратегии к тактики, так и при переходе от тактики к оперативке.

Взаимодействие гибкого и жесткого планирования

Гибкое контекстное планирование не отменяет классического жесткого планирования, осуществляемого в разделе «Календарь». Это взаимодополняющие подходы, и в Outlook можно достаточно легко реализовать их взаимодействие. Раздел «Календарь» для этого может иметь такой вид:

Поле встреч можно настраивать различным образом – например так, чтобы в нем отображался не один день, а вся рабочая неделя. Поле задач можно настраивать точно так же, как мы настраивали раздел «Задачи» – устанавливать автофильтрацию, группировку, сортировку, и т.п. Для такой настройки достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на поле «Панель задач» и выбрать пункт «Изменить текущее представление». Например, на следующем рисунке ближе всего к фокусу внимания вынесены оперативные задачи высокого приоритета, т.е. в настройках представления установлены признаки «Группировка: по категориям», «Сортировка: по приоритетности», «Автоформат: приоритетное – красным крупным шрифтом».

Левое поле на этом рисунке – представление календаря «Неделя» (включается одноименной кнопкой на верхней панели). Если вам более удобна временная сетка (столбцы – дни, строки – часы), то необходимо включить представление «Рабочая неделя».

Итак, в представлении «Календарь» с добавленным справа полем задач мы получаем одновременно обзор «оси времени» с жесткими задачами и обзор «мягких» задач, упорядоченных удобным для нас образом с помощью идеологии контекстного планирования и структурирования внимания.

При этом мы можем привязывать гибкие задачи к точному времени, просто перетаскивая их из правого поля в левое. Соответствующая встреча создается автоматически. Некоторые задачи сами в какой-то момент требуют превращения во встречи (задача «Нужно согласовать с Ивановым отчет по проекту Х» превратилась во встречу «Иванов: проект Х: пятница, 17:00-19:00). Некоторые задачи полезно превращать в жесткие встречи для целей самомотивации и бюджетирования времени.

Заметим, что переносить на ось времени можно не только задачи, но и целые категории задач – при этом создается одна встреча, в поле комментариев которой находится информация из всех задач категории. Пример применения такой возможности – превращение категории «Мысли к ближайшему совещанию» во встречу «Совещание: среда 14:00», содержащую «внутри себя» все эти мысли.

«Обратный ход», превращение встреч в задачи, также возможен – например, назначенная на 17:00 пятницы встреча с Ивановым была перенесена на кайрос «после выставки». Встречу можно перетащить в правую панель, например в категорию «Оперативка», и/или «Проекты_Выставка», и/или «Люди_Иванов».
Заметим, что категории задаются как для задач, так и для встреч – набор категорий един, и при перетаскивании задач во встречи и наоборот, категории сохраняются. Это может быть полезно при использовании других форм обзора раздела «Календарь», нежели временная сетка. Например, задав в папке «Календарь» представление «По категориям», вы увидите все прошлые и будущие встречи, отсортированные по категориям. Такое представление очень удобно при ведении хронометража в разделе «Календарь», чему будет посвящена отдельная статья.

Чтобы перетаскиваемая задача назначалась на необходимое нам время, перед перетаскиванием это время необходимо выделить. Например, мы хотим выполнить (или уже выполнили) задачу «Подготовка презентации в РР» с 11.00 до 12.00.

Чтобы отразить это в нашем календаре, нужно проделать такие шаги:

• Выделить соответствующий временной промежуток

• Перенести на него задачу. При этом появится окно вида:

Такой перенос задач на временную ось, как уже говорилось, может способствовать самомотивации и эффективному бюджетированию расходов времени. В целом, акценты в использовании «жесткой» и «мягкой» панелей (встреч и задач) могут быть расставлены исходя из ваших «внутренних» и «внешних» обстоятельств. Например, в зависимости от вашего психотипа – склонности к плановости либо спонтанности. Либо в зависимости от специфики деятельности, например, у вас может быть много «жестко» запланированных встреч с клиентами – или наоборот, много творческой работы, сильно зависящей от внутренних «кайросов» и не допускающей жесткого планирования.

Архивация отработанных задач

Для упрощения и облегчения обзора нужно своевременно избавляться от отработанных задач. При этом стирать отработанные задачи нежелательно– их параметры и факт их выполнения могут понадобиться в будущем.

Чтобы отделить выполненные задачи, можно, например, завести категорию «Завершена» и присваивать ее завершенным задачам, настроив соответствующим образом группировку (пример см. на рисунках в разделе «Реализация кайросов-контекстов с помощью категорий»).

Другой путь – в настройках представлений задавать отображение столбца «Завершена» и автофильтрацию по признаку завершенности. Тогда после выполнения задачи вам будет достаточно «оптичить» ее в поле «Завершена», после чего благодаря автофильтрации задача перестанет быть видна.

Во время очередной чистки системы достаточно перейти в стандартное представление «Простой список», где все выполненные задачи будут видны (их заголовки отображаются «перечеркнутым» шрифтом), выделить все эти задачи и перенести в какую-нибудь архивную папку. При этом категории задач сохранятся, т.е. можно будет и в архиве включить удобное представление и в случае необходимости легко найти необходимую для тех или иных целей отработанную задачу.

Заключение

Мы описали лишь один маленький «кирпичик» большой и сложной темы налаживания личного тайм-менеджмента на MS Outlook. В следующих статьях будут раскрыты другие аспекты эффективной электронной организации личной работы. Примерный план следующих статей:

• Хронометраж и личная аналитика в Outlook
• Управление личными проектами в Outlook и Excel
• Творческая картотека в Outlook
• Синхронизация Outlook-системы с PDA (карманным компьютером).
• Командная работа в Outlook

Немаловажным делом является оптимальное сочетание различных «кирпичиков» в формировании личной ТМ-системы, наилучшим образом «заточенной» под ваш психотип и специфику вашей деятельности. Эта задача решается при консультировании в рамках курса . В статьях мы даем максимально подробные алгоритмы «автоматизации» личного тайм-менеджмента, но настоящий «индивидуальный пошив» дает только работа с персональным тренером, помогающим выбрать наиболее подходящие элементы системы и адаптировать их под ваши потребности.

Александр Мискарян, 2004 г. Редактура: Глеб Архангельский, .

Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Microsoft Outlook 2013/2010/2007. Планирование деятельности и документооборот ​

Производитель : Специалист
Курс научит эффективно использовать рабочее время, сократить ежедневную рутинную работу, автоматизировать и ускорить обмен информацией.
Организация собраний, работа с входящей и исходящей документацией больше не будут для Вас утомительной работой.
Цель курса :
Подготовка опытных пользователей с четким практическим пониманием того, как можно более эффективно использовать электронную почту, управлять своим временем, решать задачи и обрабатывать входящую информацию с использованием Microsoft Outlook.
По окончании курса Вы будете уметь :

• профессионально работать с электронной почтой, минимизировать время на создание сообщений путем использования подписей и шаблонов Outlook
• работать с вложениями, использовать возможности голосования по электронной почте, контролировать доставку и прочтение сообщений, устанавливать оповещения и отметки
• работать с большим потоком входящей корреспонденции: использовать правила для сообщений и папки поиска
• эффективно планировать свою деятельность, используя календарь, список задач, заметки, записи в дневнике
• планировать и контролировать работу коллектива, владея процедурами назначения задач и приглашений на собрания
• работать со списком контактных лиц, создавать, пополнять и использовать адресные книги
• эффективно обрабатывать большие объемы информации, используя средства поиска, сортировки, группировки, назначения категорий
• сохранять базу данных Outlook, выполнять архивацию данных, синхронизацию с мобильными устройствами
• осуществлять импорт данных из других программ в Microsoft Outlook
• использовать Outlook совместно с Microsoft Exchange Server, настраивать учетные записи для работы с электронной почтой Интернет
• знать отличия Outlook 2010/2007 от ранних версий, преимущества и недостатки различных версий, уметь без потерь переходить с одной версии программы на другую

SpoilerTarget">Спойлер: Программа курса

Центр компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им.Н.Э.Баумана.

Программа курса Microsoft Outlook 2013/2010/2007. Планирование деятельности и документооборот
Тема Ак. часов

Модуль 1. Обновленный интерфейс. Использование электронной почты для эффективного обмена информацией. Организация входящей информации.

• Первый запуск Microsoft Outlook 2013/2010/2007.
• Элементы окна программы. Новая область папок Outlook 2013. Работа с областью папок. Обзор основных отличий от ранних версий Outlook.
• Настройка папки по умолчанию при запуске Outlook
• Новая возможность Outlook 2013 – измените порядок отображения папок
• Новый элемент интерфейса Outlook 2013 - Панель навигации
• Изменение содержимого панели навигации
• Использование электронной почты для эффективного обмена информацией
• Создание сообщения, ответ, пересылка, использование копии и скрытой копии сообщения, изменение формата сообщений
• Новая функция Outlook 2013 - Использование команд в списках сообщений
• Параметры отслеживания сообщений и голосования по электронной почте
  • Статистика опросов по электронной почте
  • планирование времени отправки сообщений
  • настройка переадресации ответов
  • Установка срока действия сообщения
  • Получение уведомлений о доставке и прочтении сообщений
• Новая возможность Outlook 2013 – быстрые действия с помощью команд в списках сообщений.
• Быстрые ответы с помощью встроенных ответов.
• Отметка сообщений к исполнению. Настройка напоминаний
• Работа с прикрепленными файлами
• Создание подписей
• Создание визитных карточек
  • Добавление электронной визитной карточки в подпись сообщений
• Создание и использование шаблонов сообщений
• Работа с адресными книгами. Добавление контактов в адресную книгу. Создание списков рассылки
• Организация входящей информации.
• Быстрые действия - автоматизируйте работу.
• Условное форматирование. Умейте выделить главное
• Использование области «Избранные папки»
• Управление сообщениями электронной почты с помощью правил, работа с Мастером правил
• Папки поиска. Использование. Создание пользовательских папок поиска
• Фильтр нежелательной почты

4
Модуль 2. Организация рационального планирования как фактор экономии времени. Персональная деятельность в Календаре. Технология постановки задач как инструмент управления временем. Использование дневника, заметок.

• Outlook как оптимальное решение в практическом планировании. Использование календаря
• Обновленный интерфейс
• Новый элемент интерфейса Outlook 2013 - панель прогноза погоды
• Работа с панелью прогноза погоды
• Настройка параметров календаря
  • изменение масштаба временной шкалы, изменение параметров рабочей недели
  • добавление, удаление и изменение часовых поясов
• Новая возможность Outlook 2013 – быстрый обзор календарных планов
• Создание разовых и повторяющихся встреч и событий. Установка оповещений
• Создание и работа с несколькими календарями
• Планирование собраний
• Процедура планирования собрания, приглашение участников
• Ответ на приглашение. Анализ ответов на приглашение
• Изменение информации о собрании после отправки приглашений, отмена собрания
• Работа с задачами
• Создание разовой и повторяющейся задачи. Отображение задач в календаре
• Обновление задачи, выполнение задачи
• Назначение задач
• Понятие назначения задачи и владения задачей
• Прием и отклонение задачи, переадресация поручения
• Контроль выполнения задач
• Рассылка отчета о состоянии задачи
• Настройте личную систему планирования. Успевайте выполнить главное
• Использование категорий для эффективного планирования. Организация встреч, задач в проекты.
• Создание пользовательских категорий.
• Жесткие и гибкие задачи, сортировка.
• Систематизация планирования с помощью пользовательских полей.
• Выбор и изменение представлений. Создание пользовательских представлений.
• Использование дневника
• Создание записей в дневнике
• Материализуйте мысли и идеи. Использование заметок
• Создание и редактирование заметок
• Пересылка заметок по электронной почте

4
Модуль 3. Работа с большими объемами информации. Преимущества использования Outlook 2013/2010/2007 совместно с Microsoft Exchange Server. Контакты, адресная книга Outlook.

• Создание подпапок, перемещение элементов между папками, функция автосоздания элементов
• Назначение категорий, работа с главным списком категорий
• Практическое применение категорий: организация задач в проекты, личные и деловые контакты
• Сортировка, группировка, фильтрация
• Расширенный поиск элементов. Правила поиска. Эффективный поиск элементов.
• Настройка панелей инструментов и панели Outlook 2013/2010/2007
• Использование и настройка страницы "Outlook сегодня".
• Печать различных элементов, настройка параметров печати
• Преимущества использования Outlook 2013/2010/2007 совместно с Microsoft Exchange Server
• Использование “Заместителя” Автоответ на сообщения электронной почты
• Установка параметров отправки сообщений. Использование глобального списка адресов
• Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач с помощью общих папок
• Настройка разрешений для общих папок
• Предоставление общего доступа к календарю Outlook 2013/2010/2007
• Открытие папок других пользователей
• Использование контактов. Новое представление Outlook 2013/2010 “Люди”
• Новая функция Outlook 2013 - Просматривайте сразу все данные о контакте
• Создание контакта. Заполнение стандартных полей. Использование информации о контакте. Создание пользовательских полей.
• Создание визитной карточки
• Пересылка контактов по электронной почте
• Использование папки «Контакты» в качестве адресной книги

4
Модуль 4. Резервное копирование информации. Импорт - экспорт данных. Электронная почта Интернет. Настройка учётных записей. Переход на Outlook 2013/2010/2007 с ранних версий

• Принципы хранения информации в Outlook 2013/2010/2007. Резервное копирование и перенос базы данных Outlook на другой компьютер
• Импорт – экспорт данных Outlook в другие программы пакета Microsoft Office
• Архивация информации в Outlook 2013/2010/2007
• Синхронизация Outlook с мобильными устройствами IPad, IPhone, Android, Windows Phone
• Возможности электронной почты Интернет. Общие принципы регистрации бесплатного адреса E-mail
• Понятие «Web – почта». Отличия от использования почтового клиента
• Настройка учетной записи Outlook 2013/2010/2007 для работы с электронной почтой Интернет
• Обзор отличий Outlook 2013/2010/2007 от предыдущих версий. Переход на Outlook 2013/2010/2007 с ранних версий
• Тестирование на сайте specialist.ru

4
Аудиторная нагрузка в классе с преподавателем 16 +8
бесплатно
Общая учебная нагрузка, включая консультации и самостоятельные занятия 72

Многие люди до сих пор используют бумажный блокнот и ручку для составления списков дел и всевозможных задач и напоминаний. В некоторых случаях это действительно отличный способ, однако зачастую не лишним будет воспользоваться современными решениями.

Почтовый клиент Outlook 2016 позволяет создавать и вести списки дел и задач, как лично для себя, так и совместно с другими пользователями. А система напоминаний делает его незаменимым помощником на каждый день. Ведите списки дел и задач, выставляйте им категории и приоритеты, процент выполнения и дедлайны. Ведите совместные задачи и рассылайте электронную почту участникам. С возможностями Outlook 2016, возможно, вы уже скоро откажетесь от использования обычных стикеров с напоминаниями.

Как использовать задачи в Outlook 2016

Для начала откройте панель «Задачи», кликнув на соответствующую пиктограмму в меню почтового клиента. В списке «Мои задачи» отдельно будут сортироваться «Список дел» и локальные «Задачи».

«Список дел» содержит не только список ваших задач, но также и события, которые вы отметили как «К исполнению». «Задачи» – это те задания, которые вы создали в секции «Задач», в том числе и во вкладках с письмами или календарем.

Создание новых задач

Есть несколько способов для создания задач, а каждой задаче вы можете добавить максимум дополнительных деталей, или можете вообще их не трогать, задав только название.

Самый простой способ создать новую задачу, это находясь в панели задач в области «Задачи» кликнуть мышь на надпись «Щелчок добавит элемент (Задача)». Просто введите название для нового элемента, и он будет создан. Далее вы можете создавать другие новые задачи. В качестве тренировки создайте шесть разных задач при помощи данного инструмента.

Примечание: Если у вас отображается список задач на вкладках «Почта» и «Календарь», то там также можно быстро создать новый элемент, просто заполнив поле «Введите новую задачу» и нажав клавишу Enter. Если список задач у вас не отображается, его можно добавить через ленточное меню «Вид» – «Макет» – «Список дел» – «Задачи».

Чтобы пометить задачу выполненной достаточно кликнуть на красный флажок напротив ее названия. Аналогично можно кликнуть не на флажок, а на пустой чекбокс, где после этого появится галочка, а название самой задачи станет перечеркнутым.

Сделать это, опять же, можно как на вкладке «Задачи», так и на других. С той разницей, что на вкладке «Задачи» вы продолжите видеть завершенное задание, напротив которого появится галочка, тогда как в «Почте» и «Календарь» такое задание пропадет из списка.

Изменение статуса задачи

Чтобы внести изменения и дополнения к любой задаче, просто кликните на нее дважды. У вас откроется новое окно, в котором будет отображена вся информация о задаче – вы можете ее добавлять, изменять, удалять. Например, добавьте описание вашему заданию, конкретизировав какой именно результат должен получиться на выходе. После этого нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

Это же окно вы увидите если будете создавать задачу не так, как это было описано выше, а по нажатию на кнопку «Создать задачу» в ленточном меню (раздел «Главная»). Это удобно, если помимо названия вы сразу знаете сроки исполнения, хотите использовать различные статусы и категории, приоритет и напоминания.

Для начала в поле «Тема» введите название для новой задачи. Используя календарь, вы можете задать дату начала и дату выполнения задачи (или использовать только один из этих элементов). Пункт «Состояние» позволяет выбрать из выпадающего списка одно из пяти значений для статуса, например, «Выполняется» или «Завершена». «Важность» бывает трех типов, а «% завершения» позволяет контролировать процесс выполнения.

Проставив галочку в чекбоксе «Напоминание», выберите конкретную дату, когда оно должно прозвучать, выберете время. Также при необходимости можно выбрать вручную звуковой сигнал, кликнув на пиктограмму с громкоговорителем.

Нижняя область предназначена для текстового описания. Просто кликните на ней один раз и начните печатать. Сюда можно поместить любую информацию, имеющую отношение к задаче.

Если в ленточном меню в графе «Задача» нажать на пиктограмму «Подробно», то можно также задать ориентировочное количество часов на исполнение задачи и количество затраченных часов. Здесь же можно указать информацию о расходах на выполнение и название Организации, с которой вы имеете дело. Для перехода в предыдущий раздел с описанием и напоминанием в том же ленточном меню кликните на пиктограмму «Задача», расположенную рядом с «Подробно».

Назначение задачи другому человеку

Если вы хотите назначить ту или иную задачу для выполнения другим пользователем, просто откройте ее двойным нажатием мыши и в появившемся окне в ленточном меню в графе «Задача» выберите пиктограмму «Назначить задачу».

У вас появится форма, напоминающая электронное письмо. В графе «От» из выпадающего списка можно выбрать электронной ящик, с которого вы будете отправлять задачу (если у вас настроено больше одного почтового адреса). В поле «Кому» необходимо указать ответственного за работу над заданием (само собой, он также должен пользоваться программой Outlook). Далее по необходимости вы можете использовать любые дополнительные элементы – дата начала и выполнения, состояние, важность, описание.

Убедитесь, что проставлены галочки в чекбоксах «Держать обновленную копию этой задачи в списке задач» и «Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи». Так вы всегда будете в курсе происходящего, если пользователь по ходу работы меняет статус – состояние и процент завершения.

По заполнению всех необходимых данных нажмите кнопку «Отправить». Если у вас ранее были установлены персональные напоминания для этой задачи, то Outlook 2016 оповестит вас, что вы более не являетесь ответственным за задачу и ранее установленное напоминание отключено. Нажмите «Ок» – сообщение будет отправлено.

Когда вы назначаете задачи кому-то другому, иконка с человечком автоматически появится рядом с обычным значком задачи.

Использование категорий

Для каждой задачи вы можете использовать категории. Причем у одной задачи может быть назначено несколько категорий. Для добавления категории нажимаем на задачу двойным щелчком мыши и из ленточного меню в графе «Задача» нажимаем кнопку «Выбрать категорию» – «Все категории».

По умолчанию категории названы по цвету, которым они помечены. Выбрав категорию нажмите на кнопку «Переименовать» и назовите ее по своему усмотрению. Также для удобства можно выбрать для категории сочетание клавиш, используя выпадающий список. Таким образом в дальнейшем можно будет назначать задачам категории не открывая их, а просто выделяя их в общем списке и нажимая сочетание клавиш, заданное ранее.

Выбрав категорию, жмем Ок. У задачи должна появиться цветная полоса, на которой будет указано имя (или имена) выбранных категорий. Соответствующее обозначение будет отображаться и в списках задач.

Просмотр текущих задач

Вы можете просматривать ваши задачи, используя различные инструменты. В ленточном меню выберите пункт «Вид» и нажмите кнопку «Изменить представление» – у вас появятся варианты отображения ваших списков.

Как правило, по умолчанию выбран «Простой список», где отображаются все задания с различной важностью, на любую дату, в том числе уже выполненные. Когда же у вас количество задач идет не на один десяток, то сделать удобную выборку бывает крайне полезно.

При этом делая выборку, скажем, по задачам на текущий день, то есть выбрав из списка «Изменить представление» значение «Сегодня», при необходимости вы всё также можете иметь под рукой общий список задач. Для этого наведите курсор на иконку «Задачи» в панели навигации и во всплывающем окне на кнопку в правом верхнем углу – «Закрепить выноску обзора». По ее нажатии у вас добавится панель со списком всех задач, где при необходимости можно быстро создавать новую задачу (аналогичная панель может отображаться в разделах «Почта» и «Календарь», о чем уже говорилось выше).