Как правильно распланировать свой день, чтобы все успеть? Как организовать свой день, чтобы всё успеть.

Многие из нас сталкиваются с нехваткой времени для решения повседневных задач. Особенно часто на дефицит часов в сутках жалуются те люди, которые не знают, как организовать свой день. Происходит это оттого, что далеко не все умеют четко спланировать и отдыха.

Для тех, чьи дела остаются незаконченными или для их выполнения приходится жертвовать часами отдыха, пришло время «оптимизировать» свою жизнь. Если ваша деятельность носит хаотичный и авральный характер, вам пора познакомиться с таким термином, как тайм-менеджмент.

Это понятие возникло относительно недавно, но уже стало эффективным инструментом в успешном ведении бизнеса и профессиональной деятельности. Технология управления временем (так переводится английское название «тайм-менеджмент») учит грамотно распоряжаться тем количеством часов, которое есть в наличии у каждого из нас. Данное понятие включает в себя планирование списка дел, постановку конкретных целей, времени и, самое главное, расстановку приоритетов.

Действительно, как организовать свой день, если не распределить задачи по степени их важности?

Правило Кови звучит: «Сначала делайте то, что необходимо делать сначала». Приоритетными он считает дела из второго квадрата: саморазвитие, планирование, выполнение текущих дел.

На постулатах из популярного во всём мире пособия доктора Кови основаны многие книги по тайм-менеджменту.

Итак, после того как вы определились с тем, что необходимо делать в первую очередь, составьте гибкий план на предстоящую неделю. Каждое выполненное задание вычёркивайте из списка, так как наглядное уменьшение объёма работы принесёт вам удовольствие и вдохновит для новых трудовых свершений.

Не забывайте, что правильное распределение времени включает в себя отдых и общение с семьёй. Перед тем как организовать свой день, подумайте, сколько часов вы можете оставить на личные нужды. Как бы ни были важны для вас работа и бизнес, помните, что люди, не умеющие расслабиться в кругу родных и близких, быстро «перегорают» и их деятельность становится малоэффективной.

Ещё один секрет тайм-менеджмента - умение делегировать свои полномочия. К примеру, если вам не хватает времени на выполнение важной работы, тогда дела, с которыми могут справиться ваши подчинённые, нужно вовремя «передать». Часто руководители фирм (или даже простые домохозяйки) не справляются со своими обязанностями, так как заняты работой, которую с успехом можно перепоручить другим. Если вы хотите знать, как организовать свой день, проанализируйте на предмет возможного делегирования весь список своих обязанностей в соответствии со временем и силами, которыми располагаете.

И последний совет: лучше всего справляются с ежедневным потоком дел те из нас, кто точно знает, какую конечную цель преследует его работа. Иными словами, мотивация - ключ к вашему успеху!

Доброго дня, уважаемый посетитель блога. Наверняка тебе уже немного надоели всяческие seo термины, копирайтинг, способы заработка денег… Возникает вопрос: а как все это успевать, где брать время? Сегодня предлагаю поговорить именно об этом: как планировать свой день и успевать делать много работы .

Зачем нужно планирование?

Изначально я выскажу свое мнение насчет планирования в целом. Твердо убежден, что оно нужно. Убедился в этом, когда завел ежедневник. Кстати, веду его уже второй год. Ну, точнее, когда первый закончился, приобрел второй.

Раньше, когда дел было не так много, мне не нужно было планирование, как я считал. Однако, начались появляться невыполненные заказы, нарушение , постоянный завал и недосып. С этим нужно было как-то бороться. Начал читать литературу по тайм менеджменту (это был всем известный Глеб Архангельский), перенимать опыт других людей.

А все гениальное – просто!

Собственно, чтобы успевать с делами, эффективно работать, нужно знать, как планировать свой рабочий день. Не буду вдаваться в теорию, поделюсь практикой.

Сейчас, чтобы правильно спланировать свой рабочий день, я использую: бумажный ежедневник, маленький блокнот и электронные средства. А сейчас обо всем подробнее.

Как правильно планировать свой день

Стоит понимать, что ваши глобальные цели (такие как покупка машины, недвижимости, бытовой техники, отдых) должны быть разбиты на мелкие цели . Подумайте, к примеру, сколько денег вы должны откладывать, чтобы через 5 лет приобрести автомобиль без использования кредита.

Исходя из этих целей, я ставлю годовые цели, из них – месячные. А месячные цели, в свою очередь, делятся на недельные и ежедневные. То есть выполнение большой, масштабной цели зависит от ваших действий каждый день . Не открыл Америку, но тем не менее.

Минутку внимания:)

Наверняка, Вам интересен дополнительный заработок в Интернете.
Предлагаю инструменты, которые несколько лет использую сам:

Цели на несколько лет, различные идеи, мысли по проектам я записываю в специальный блокнот. Не держу их в голове. Записал мысль, идею – потом вернешься к ней, реализуешь. Если же не записать – очень велика вероятность, что про нее вы больше не вспомните.

Для более полного анализа некой идеи я всегда . Опять-таки сделав анализ один раз, вы не потеряете эту мысль, она останется в электронном виде, нет необходимости загружать мозг ненужной информацией.

Кстати, одну из таких идей сейчас реализовываю на практике, подписывайтесь на обновления блога . В следующем посте (или через один-два) обязательно расскажу о ней. Немного приоткрою секрет: это поиск эффективной рекламы, продвижение инфопродуктов на рынке.

Помимо карт мыслей иногда использую сервис Evernote. Очень удобно писать туда что-то с телефона. Кстати, о телефоне: в него записываю то, что необходимо сделать через несколько недель, месяцев (различного рода поездки, деловые встречи, мероприятия, «глобальные» дела, планы на отдых). Очень помогают напоминания телефона об этих событиях.

Ежедневное планирование

Несколькими абзацами выше я пытаюсь убедить вас в необходимости планирования, важности разбивать большие цели на более мелкие. А сейчас поговорим о ежедневном планировании.

Сразу хочу отметить, что однозначный ответ на вопрос как правильно планировать свой день дать сложно. Кому-то этот метод подойдет, кто-то же будет его нещадно критиковать. Суть в том, что нужно попробовать разные варианты и выбрать оптимальный именно для себя.

Первый шаг – список дел

Конкретного времени для планирования я не выделяю: чаще всего план на день составляется либо поздно вечером, либо утром следующего дня. Из опыта — утром он получается более продуктивным.

Прописываю список дел, которые нужно сделать в течение дня. Без ранжирования, просто все, что нужно сделать:

Второй шаг – ранжирование списка

При этом задаю себе вот эти вопросы:

Принесет ли мне это дело деньги?

Что я получу от его выполнения?

Терпит ли оно по срокам?

Ответив на эти вопросы, вы получите проранжированный список дел.

Важное замечание! Разбивайте большие дела на маленькие. Так значительно проще за них взяться. К примеру, есть задача создать сайт.

Распишите ее на следующие составляющие:

• Подобрать доменное имя;

• Зарегистрировать хостинг;

• Установить сайт на хостинг;

• Прописать его в ПС;

• Сделать оптимизацию шаблона;

• Написать две статьи

Так гораздо проще взяться за задачу и реализовать ее. Не раз проверял на собственном опыте.

Всегда при ранжировании дел используйте , это в разы увеличит эффективность, и, как следствие, — количество заработанных денег.

Вечером вы всегда будете замечать, что самые главные, самые важные, приносящие доход дела вы ВЫПОЛНИЛИ. А не срочные, «терпящие» дела, те дела, которые не делают вас богаче и счастливее могут и подождать. Причем ни один день…И даже не два.

Чтобы немного структурировать то, о чем говорилось в этом посте и начать применять планирование на практике рекомендую вам (бесплатные материалы ).

На нем мы разбирали следующие вопросы:

• Как увеличить личную эффективность;

• Как правильно планировать свой рабочий день (подробная инструкция);

• Какие дела являются важными;

• Несколько фишек + бонусы

А как вы планируете свои дела, что для этого используете? Делитесь своим опытом в комментариях.

Ольга специально для сайт

Вконтакте

Одноклассники

Встречаясь с успешными многогранными личностями, мы вздыхаем и пожимаем плечами: и как эти люди все успевают? Они не спят? На их волшебных часах в два раза больше делений? Наверное, они просто особенные…

И да, и нет. Конечно, предположение о волшебных часах из разряда фантастики, это точно. Но, как правило, люди, организующие свой день эффективно, действительно не валяются по полдня в кровати — выспаться для них дело техники, секрет в режиме. И он же, этот ненавистный со школьных лет режим, точнее, его более гибкая и интересная разновидность — тайм-менеджмент — делает их особенными. Освоив трюки, помогающие планировать свое время, и прибегнув к помощи самоконтроля и дисциплины, каждая из нас способна сделать свою жизнь лучше.

Вы не можете растянуть время. Значит, измените себя

Мы привыкли считать цейтнот (от немецкого Zeitnot, «беда со временем» ), постоянную нехватку минут, часов и суток, синонимом востребованности, нужности, занятости. Я работаю день и ночь, я зашиваюсь, мне абсолютно некогда, я не успеваю ни-че-го! Признайтесь, часто эти слова становятся своеобразной ширмой, щитом, средством защиты от дискомфорта реальной жизни. А от нее «цейтнотоголики» не ждут ничего хорошего, хотя и понимают прекрасно, что в режиме постоянной загруженности долго выдержать невозможно, необратимо изменяется поведение, характер, психика. Да и, прямо скажем, карьере на пользу «дела выше крыши» не идут. Для того, чтобы делать что-то вдумчиво и с душой, нужно время от времени останавливаться, оглядываться. В ежедневном нескончаемом галопе цейтнота для этой процедуры минутку не выкроишь.

Печально, но факт: сегодня многие крупные компании используют варварскую политику «выгорания» персонала в своих корпоративных целях. Свежий работник загружается по самое нехочу; на месте он остается ровно до тех пор, пока не иссякает его трудовой энтузиазм и непрерывный цейтнот не высушивает ему мозги. О том, как распознать таких работодателей и что с ними делать — тема для отдельного разговора, а сегодня мы делимся секретами планирования дня . Эти трюки позволят вам по-другому взглянуть на организацию своего рабочего процесса и изменить его к лучшему.

Начните сейчас. И не прекращайте!

Планировать свое время, чтобы успевать больше, на самом деле несложно. Есть два основопологающих постулата , удивительно банальных. Первый — если вы хотите оптимизировать свой день, просто начните делать это. Пробуйте разные стратегии в соответствии с вашим характером, сферой деятельности, обстоятельствами. Некоторым из нас необходимы «ежовые рукавицы» расписания (по крайней мере, первое время), кто-то нуждается лишь в небольшой корректировке режима дня и привычек. Второй «секрет Полишинеля» в том, что тайм-менеджмент это не таблетка, которую достаточно проглотить один раз и навсегда излечиться от безалаберности и непунктуальности. Это ежедневная кропотливая работа, усилия по выполнению которой напрямую связаны с успешностью результата. И не забывайте, что судит вас самый заинтересованный судья и зритель — вы сами. Поэтому «сачковать» не получится.

Тайм-менеджмент — целая философия формирования навыков и использования приспособлений и техник, позволяющих планировать свое время и использовать его рационально для достижения целей. Изначально тайм-менеджмент разрабатывался американскими исследователями для улучшения производительности труда, но практика показала, что наведение порядка на циферблате идет на пользу и личной жизни .

Сегодня известны и активно применяются сотни приемов тайм-менеджмента, и этот список постоянно ширится. Современные стратегии планирования времени опираются на использование часов и будильников, всевозможных ежедневников, «листов задач» и органайзеров, компьютерных программ-планировщиков дня, распределение приоритетов и мотиваций, использование естественных ритмов человеческой жизни, преодоление психологических проблем, мешающих использовать время эффективно (самая распространенная из них — синдром отдаления, «откладывания в дальний ящик» ).

Конечно, тайм-менеджмент целая наука, что неудивительно — исправление недостатков всегда требует гораздо больше времени, чем их приобретение. Заинтересовавшись этими техниками, вы можете изучить и протестировать их самостоятельно — тем более, что рассказать в одном топике о том, как научиться планировать свой день с точки зрения тайм-менеджмента, невозможно, да и бессмысленно. Но кое-какие трюки можно начать использовать прямо сейчас, чтобы сделать свой рабочий день более эффективным .

Хотите научиться планировать день и перестать терять драгоценное время? Попробуйте для начала:

Освободить пространство для важного

Любой день состоит из множества дел — мелких и крупных, важных и не очень, неотложных и терпящих. Для того, чтобы научиться планировать свое время, необходимо до блеска отточить воображаемый скальпель, позволяющий отделить приоритетные дела от неприоритетных. Конечно, это не значит, что о мелких и менее важных делах можно забыть — нет, их тоже нужно делать, но внимания они заслуживают соразмерно своей величине. Распространенная ошибка — «для легкости» делать сначала то, что проще и … ненужнее. Что мы получаем в итоге? Имитацию деятельности и нерациональное расходование временных резервов, необходимых для выполнения значимых заданий. Отдавайте себе отчет в происходящем — назначайте важное и сложное первоочередным.

«Бритва Оккама» наоборот

А вот для того, чтобы большие и серьезные дела не отпугивали, существует следующий трюк: чтобы правильно планировать свое время, их надо разбить на несколько более мелких. Тогда «этапы большого пути» можно будет чередовать с менее важными заданиями, одновременно успевая многое и отдыхая от сложной работы.

«Уменьшите» то, чем вы живете

В любом списке обычных дел, выполняемых на автомате, прячутся коварные пожиратели времени. Они маскируются под невинные и даже на первый взгляд немаловажные вещи. Требуется ревизия! Продумайте, на что уходят ваши минуты и часы, вспомните все и осознайте — так ли необходим вам этот вид занятости или досуга? Вам действительно необходимо каждый час заходить на «Одноклассники», это в самом деле дает вам необходимый отдых от работы? Вам реально нужны и интересны занятия в вышивальном кружке? Действительно стоит по пятьдесят минут кряду каждый день разговаривать с неким занудным коллегой, боясь его обидеть быстро свернутой беседой? Это ваши сутки, и в них всего 24 часа!

Не теряйте и не теряйтесь

Согласно современным исследованиям, работающий человек тратит в среднем 150 часов в год на поиск потерявшихся вещей. То есть эти вещи не то чтобы загадочно исчезли по воле злых сил — они были не на своем месте, и поэтому их не могли найти. Внушительный показатель, не так ли? Прекратите быть частью этой дурацкой статистики. Не бросайте вещи, документы, файлы где попало. Организуйте все один раз, подпишите, запомните, и поддерживайте порядок. Это поможет вам лучше планировать свой день — ведь вы не будете тратить свое драгоценное время на досадный поиск «потеряшек».

Учитывайте свою индивидуальность

Учась планировать свой день, не ориентируйтесь на «среднюю температуру по больнице». Отдавайте себе отчет, что у каждого человека есть индивидуальные периоды работоспособности и «бесполезности». Не откладывайте работу на поздний вечер, зная, что после восьми вечера вы ничего не соображаете. Не назначайте встречи на раннее утро, зная, что для этого вам придется встать на два часа раньше, чем обычно, и вы будете разбиты. Стойко придерживайтесь этих правил, только так они будут иметь смысл — невозможно планировать свой день, если у вас нерегулярный режим дня и вы можете неожиданно лечь спать на пять часов позже обычного.

Гоните прочь перфекционизм

И смелее делегируйте полномочия. Если вам есть кому перепоручить часть работы — сделайте это. Внимание, речь не идет о перекладывании своей работы на ни в чем не повинных людей, но если у вас есть помощники, их помощью нужно пользоваться. То, что они делают что-то не в вашем стиле — еще не повод взваливать все на себя. Планируя дела, распределяйте задания сразу, а не под давлением обстоятельств — это сэкономит время и позволит эффективно планировать день.

Делу время, а потехе — свое время

Составляя «лист задач» и расписание на день (неделю, месяц), планируйте не только рабочие дела, но и отдых. Возможно, на первый взгляд это покажется противоестественным, но на самом деле такой подход не только удобен, для того, чтобы научиться планировать время, но и позволит вам сделать досуг более разнообразным и увидеть в перспективе, каких развлечений вам не хватает.

Реальность

10:00 Утром зеленый сигнал светофора — просто приятный аксессуар: блестит, а пользы никакой. Ты сидишь, зеваешь и разглядываешь водителей в соседних машинах. У девушки слева отличная укладка, а у мужчины справа проблемы: с таким выражением лица можно только оправдываться за опоздание. Уж ты-то знаешь! И тут возникает мысль разобрать почту прямо сейчас. Вот и планшет под рукой… Не самая удачная мысль. Да, ты снова опаздываешь на работу и, скорее всего, опять получишь выговор, но сейчас твой приоритет — дорога.

Скорая помощь

• Позвони коллеге и попроси включить твой компьютер. Если она еще и откроет на нем Facebook, босс точно поверит, что ты на месте, просто отошла в дамскую комнату.
• Пойми, ничего от тебя сейчас не зависит, и успокойся. Вертолет МЧС вряд ли прилетит, а вот стресс может помешать следить за дорогой.
• Найди себе полезное занятие. Нет, не работу. Если ты едешь в метро, то можно, конечно, и отчет почитать, а за рулем — только языковые аудиокурсы или аудиокниги. Задачи, требующие повышенного внимания, решать не стоит. Даже одно небрежно написанное деловое письмо может подпортить твой имидж.

Профилактика

Ты не любишь опаздывать, но утром вечно что-то идет не так.

• Измени стратегию. Планируй не рабочее, а свободное время и к следующему дню приготовься с вечера: подбери одежду, сумку, аксессуары, тогда твои шансы выйти из дома вовремя сильно возрастут.
• Найди для тех вещей, которые тебе нужны каждый день, свое место. Так ты избавишь себя от утренней беготни в поисках ключей, телефона, очков и другой мелочи.
• Высыпайся. 7 часов — это минимум.
• Договорись с собой, что целую неделю ты будешь приходить в офис на полчаса раньше. Или переставь часы в доме на 15−20 минут — те самые, на которые ты всегда опаздываешь.
• И учти: хронические опоздания чаще всего говорят о тяжелом стрессе. Если тебе не удается организовать себя с помощью наших советов — это повод остановиться и подумать о том, так ли тебе нравится эта работа.

11:00 доработка презентации, 12:00 — ее прогон

Реальность

11:00 Ты только открыла файл с презентацией: часа тебе точно хватит. Но на работу надо настроиться, а значит, чашка кофе просто необходима. В 11:20 ты вернулась к компьютеру и обнаружила срочное письмо от клиента. Потом коллега подкинула задачку — всего на пять минут и «тебе же это ничего не стоит, правда?» До прогона 15 минут. Ничего не готово, ты в панике стучишь по клавишам. 12:00 — дело сделано, но проверить работу не успеваешь и сломя голову несешься в переговорку. Разумеется, все начинается минут на 20 позже, а у тебя в работе куча мелких недочетов.

Скорая помощь

• Поймай прокрастинацию. Как только нужно начать что-то важное, у тебя« волшебным образом» появляются другие срочные дела. Признай, что тебе страшновато приступать к работе, например, потому, что она слишком сложная или задача просто скучная. Договорись с собой, что ты сначала сделаешь все необходимое, а потом уже пойдешь пить заслуженный кофе. Это обычно помогает.
• Не хватайся за мелкие задачи в процессе работы над приоритетным. Ставь их в очередь, как делает принтер, на который вы всем отделом посылаете документы. Представь, что будет, если он начнет печатать все без разбора. Вот то же самое происходит с твоими делами.
• Учись говорить« позже» и «нет». Тем, кто тебя отвлекает, отвечай: «Я сейчас не могу, напомни мне об этом в два». Часть просьб отпадет, а остальные подождут.

Профилактика

• Похоже, ты можешь быстро и эффективно работать только тогда, когда дедлайн схватил за горло. Так часто бывает, когда порученное дело не радует — в этом случае жесткий срок компенсирует недостаток собственной мотивации.
• Работая над важной задачей поставь« фиктивный» срок. Например, договорись с коллегой, чье мнение уважаешь, что покажешь ей почти готовый вариант презентации за день-другой до настоящего дедлайна. Так ты выиграешь время для финальной проверки и правок.
• Возможно, ты просто многозадачный человек, который не умеет шлифовать до блеска результат. Организуй работу так, чтобы у тебя всегда были рядом« свежая голова» и человек-корректор. Если взамен ты поможешь сослуживцам закрыть их слабые места, они с радостью согласятся перераспределить обязанности.

14:00 Обед

Реальность

14:00  Как-то неловко идти в столовую, когда у тебя куча недоделок, да и коллеги никак не соберутся. Ты откладываешь обед на потом, между делом жуешь что-нибудь сладкое, а в конце дня понимаешь, что так и не пообедала, зато нахваталась калорийного и выпила слишком много кофе. Не будем читать мораль об испорченном желудке и вреде для фигуры. А о том, что ты отказываешься от драгоценной часовой передышки в середине рабочего дня, напомнить стоит.

Скорая помощь

• Отложи угрызения совести по поводу опоздания и несделанной работы. Это не повод отказать себе в праве на восстановление.
• Мотивируй себя тем, что нормальный обед позволит тебе следить за фигурой.
• Ешь не за компанию, а ради себя. Вообще, любые приятные вещи, которые ты делаешь только ради себя, придают сил и улучшают настроение, а значит, ты наконец перестанешь тянуть время, выполняя задание.

Профилактика

• Дай себе установку: война войной, а обед — по расписанию. Крайне маловероятно, что конец света случится, пока ты ешь суп. Большинство дел может подождать, а полноценный спокойный прием пищи всего на полчаса длиннее нервного перекуса.
• Найди хорошее место. Кафе или ресторан, где приятно находиться, наш мозг воспринимает как подарок — у тебя будет еще один стимул выходить из офиса, а от еды будет сплошная польза.

19:30 По дороге домой забежать в химчистку и магазин

Реальность

19:30 Ты по сути только-только начала спокойно работать: коллеги потянулись к выходу, звонков и писем стало гораздо меньше — самое время сосредоточиться. Да еще и совесть мучает: ты целый день опаздывала и отвлекалась, значит, надо посидеть подольше. Часов в восемь выясняется, что придется взять работу домой, а химчистка и магазин подождут.

Скорая помощь

• Задерживайся ровно на то время, на которое ты опоздала в офис. А потом, как работники в странах с развитым трудовым законодательством, отправляйся домой, наплевав на недокрученную гайку. Это, конечно, будет для тебя стрессом, но самое время дать мозгу сигнал: если ты не найдешь способ все успевать в рабочие часы, нас с тобой, дружок, уволят.
• В последние 20 минут в офисе не старайся объять необъятное, а лучше распиши план на следующий день.
• Если дедлайн не в десять утра, не бери работу на дом. А если в десять — перенеси его на час позже и оставляй все дела в офисе. Дома ты не сможешь быстро их переделать, да и фраза« Есть еще время, вся ночь впереди» действует магически. А значит, тебя ждет очередная прокрастинация, недосып и опоздание.

Профилактика

• Разберись в себе. Конечно, хочется объяснить переработку тем, что ты ответственный человек. Нажми на кнопку« Restart» и посмотри на вещи здраво. Ты наверняка поймешь, что все задачи можно решить за восьмичасовой рабочий день. Просто ты тратишь кучу времени на то, чтобы заесть, запить и заболтать стресс от вечного аврала.
• Посмотри вокруг: из тех, кто уволился и кого уволили, никто не был спокойной рабочей лошадкой. Большинство из них загнали себя сами и не выдержали перегрузок. Зачем идти по их пути?
• Всегда помни о свободном времени и удели ему самое важное место в своем ежедневнике. Распланируй приятный вечер — пусть это будет взяткой внутреннему ревизору. А что делать человеку, который пока что ведет двойную бухгалтерию? Знаешь, когда ты будешь довольна жизнью, то и записи в органайзере будут совпадать с реальностью.

ТЕКСТ: Анна Никитина

Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.

Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.

Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.

Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.

1 способ: Заведите список задач на день

Для чего нужен список задач?

Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:

Рис. 1	Рис. 2	Рис. 3

Рис. 4	Рис. 5

Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.

А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.

Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.

Представим ситуацию из жизни

Вы встаете утром и идете на работу, по дороге вспоминаете что:

Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.

Когда вы пришли на работу:

Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.

Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.

К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.

Преимущества записной книжки

Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:

1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.

2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.

3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.

Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.

Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.

2 способ: Работайте со списком задач каждый день

Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.

3 способ: Сначала записать, потом делать

Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.

Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.

Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.

4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи

Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.

Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.

Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.

5 способ: Электронный органайзер

Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:

А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.

Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.

В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.

6 способ: Планируйте следующий день с вечера

Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.

Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.

Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.

7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности

Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.

Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.

Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.

Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь