Отслеживание фактического выполнения работ. Отслеживание выполнение проекта

Основная цель отслеживания хода работ состоит в том, чтобы как можно раньше заметить отрицательное отклонение от плана и определить, нужны ли корректирующие действия. К счастью, мониторинг соблюдения расписания относительно прост. Основой для сравнения плана с фактическим ходом работ служит сетевой график. Типичными инструментами контроля являются графики Ганта. Как уже говорилось в главе 4, график Ганта наиболее понятный и предпочитаемый.

Рис. 12-1 показывает график Ганта с указанием последней информации по проекту на 7 периоде. Прямоугольная таблица под графиком выполнения плана обозначает фактическое время начала и окончания для выполненных операций или любую часть выполненной операции (см. операции A,B,C,D и Е). Например, фактическое время начала для операции С - период 2, фактическое время окончания - период 6, фактическая продолжительность - 4 единицы времени, а не 5 периодов, как по первоначальному графику. Незавершенные еще операции показывают фактическое время начала до настоящего момента, продолжающая линия показывает оставшееся по графику время (см. операции D и Е). Оставшееся прогноизруемое время для операций D и Е обозначено заш ■ трихованной ливиеи Операция F, которая еще не выполнялась, обозначает параллельными линиями пересмотренное время фактического начала (10) и окончания (14).

Обратите внимание, как обозначается продолжительность, отличная от первоначального графика, как в случае операций D и Е. Либо операция завершена, и этот факт известен, либо новая информация говорит о необходимости пересмотра оценки затрат времени и отражении их в отчете о статусе. Для операции D пересмотренная продолжительность по прогнозам составит 4 единицы времени, что на один период времени дольше первоначального графика. Хотя иногда график Ганта не отражает зависимость операций, если его использовать вместе с сетью, то зависимости легко выявить, если это (отслеживание) необходимо.

График контроля расписания - еще один инструмент мониторинга хода выполненных работ и оценки тенденций На рис 12 2 представлен график контроля проекта. График используется для тою чтобы представить расхождения между запланированным по графику временем на критическом пути в каждый конкретный день с фактической точкой на критическом пути. Хотя из рис. 12-2 видно, что проект начал отставать от гра-

Рис. 12-1. График Ганта, демонстрирующий статус графика.

фика практически сразу, вычерченная схема показывает, что благодаря корректировке проект удалось вернуть к намеченному графику. Но если тенденция сохранится, то проект начнет опережать график. Так как намеченное графиком время операций представляет собой средние показатели продолжительности операций, четыре результата наблюдений, откло-

Отчетный период. Рис. 12-2. Схема контроля графика проекта.

шлющиеся в одном направлении, показывают, чл о существует большая вероятность того, что это есть явная тенденция. Тенденцию нужно остановить, а в случае необходимости принять соответствующие меры. Графики контроля часто используются для отслеживания хода работ по контрольным точкам.

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ.

Отчеты о ходе выполнения проектов в Microsoft.

В Microsoft каждому программному продукту соответствует отчет о ходе выполнения проекта. Каждый месяц проектные команды направляют эти отчеты Биллу Гейтсу и другим руководителям верхнего звена, а также управляющим сложных проектов. Отчеты о статусе краткие и имеют стандартный формат. Большинство отчетов Гейтс читает быстро, но при этом всегда может заметить потенциальное отставание от графика, сокращение слишком большого числа особенностей продукта или необходимость внести изменение в спецификацию. Обычно Г ейтс сразу связывается с соответствующими управляющими или разработчиками по электронной почте. Отчеты о ходе выполнения проекта - важный механизм для обмена информацией между руководителями компании и управляющими проектами. Как говорит Гейтс: «Я получаю все отчеты о ходе выполнения проекта. В настоящее время разрабатывается сотня проектов... [Отчеты о ходе выполнения проекта] включают график, в том числе и сроки выполнения отдельных этапов проекта, любые изменения в спецификации, любые комментарии типа «мы не можем найти и нанять нужный персонал» или «боже, если этот OLE не выполнить, то мы в общем отстанем на...». Они знают, что их отчет идет к тем менеджерам, которые управляют всеми другими группами, от которых они зависят. Поэтому, если они не поднимут этот вопрос в своем отчете, а через два месяца что-нибудь скажут, то это будет нарушение в обмене информацией... Внутренняя группа полностью следует этим вещам, поэтому это определенный консенсус в группе.

Вадим Захариков, генеральный директор онлайн-сервиса «Планадо» , составил список из десяти сервисов, которые помогут контролировать работу сотрудников – в том числе и удаленных.

В условиях сложной экономической обстановки бизнес вынужден снижать издержки и работать над повышением эффективности. На помощь здесь могут прийти специализированные , которые помогают повышать качество работы сотрудников.

Повышение эффективности офисных сотрудников

Тренд на создание максимально комфортных условий для сотрудников в офисе имеет свои побочные эффекты – иногда чрезмерная забота о коллективе со стороны руководителей приводит к тому, что работники расслабляются и становятся менее эффективными. Для борьбы с подобными явлениями используют ряд специализированных сервисов.

« Босс Контроль »

На входе в большую часть офисных помещений уже давно устанавливаются турникеты, с помощью которых можно собирать данные о посещаемости сотрудников – для прохода в офис нужно приложить пропуск. Проблема здесь в том, что настройка работающих локально систем контроля – не самое простое дело.

В свою очередь, «Босс Контроль» – это сервис, который состоит из терминалов контроля доступа и сервиса обработки данных. Терминал вешается на стену, сотрудники с его помощью отмечаются на входе, а затем система формирует отчеты о посещаемости. Если сотрудник без уважительной причины опаздывает, уходит с работы пораньше или часто ходит на перекуры – это сразу станет известно . В итоге сотрудники больше времени проводят на рабочем месте.

Pay Punch

Биометрическая система учета посещаемости сотрудников и отработанного ими времени. По аналогии с предыдущим инструментом, в офисе также устанавливается специальный прибор, к которому сотрудники прикладывают палец или руку. Таким образом осуществляется контроль отработанного времени, что особенно удобно в случае необходимости расчета заработной платы в почасовом режиме.

Информация о посещаемости сотрудников автоматически передается руководству и . Поскольку система биометрическая, то обмануть ее, например, попросив коллегу в офисе приложить карточку отсутствующего в нем сотрудника, не получится.

CrocoTime

Однако сам факт нахождения в офисе и на рабочем месте еще не говорит о том, что сотрудник эффективно работает. Ничто не мешает ему «создавать видимость» бурной деятельности, на самом деле тратя время на не относящихся к работе сайтах или в развлекательных приложениях. Потери от такого непродуктивно времяпрепровождения могут быть весьма существенными – по разным оценкам, это наносит общий урон экономике страны в сотни миллиардов рублей в год.

Для того, чтобы узнать, какой процент рабочего времени сотрудник потратил на решение бизнес-задач, а сколько «прокрастинировал» на развлекательных ресурсах, помогает сервис CrocoTime. На основе собранных данных он высчитывает коэффициент продуктивности каждого сотрудника, а также предоставляет руководству отчеты о том, какие ресурсы отнимают у работников больше всего времени.

Disciplina.ru

Еще одна система повышения эффективности офисных сотрудников. Disciplina.ru не только собирает информацию об использующихся программах и приложениях, но и следит за соблюдение рабочего графика, а также фиксирует переработки.

Впоследствии создаются отчеты, позволяющие понять структуру рабочего дня каждого конкретного сотрудника – на какие задачи у них уходит больше всего времени, в какие периоды они работают больше или меньше. Эти данные помогают руководству оптимизировать рабочие процессы так, чтобы не перегружать работников, но и не позволять им чрезмерно расслабляться.

Контроль выездных работников

Контролировать офисных сотрудников легче хотя бы по той простой причине, что они находятся в одном месте и, как правило, руководитель может довольно легко с ними пообщаться. Другое дело выездные работы – например, монтаж оборудования, сборка мебели, уборка или доставка.

Здесь сотрудники зачастую имеют большую свободу, что иногда приводит к проблемам – например, некачественному выполнению работ или обманам («халтура» на клиента в обход работодателя с использованием материалов и инструментов компании).

Чтобы повышать эффективность мобильных работников, а также лучше их контролировать, используются специальные инструменты, получившие на Западе название field management .

Planado.ru

Работа на выезде подразумевает свободу – и именно это часто ценят мобильные сотрудники. Однако отсутствие начальника, стоящего «над душой», создает различные соблазны. От банального обмана работодателя – никто не помешает сделать работу, а деньги взять себе в карман – до ошибок при выполнении задачи из-за пропуска каких-то неважных, по мнению мастера, шагов.

Инструменты field management, и в том числе сервис Planado, призваны дать руководителям бизнеса возможность контролировать своих сотрудников и задавать единый стандарт выполнения ими работ.

Сделать это помогают, к примеру, контрольные списки (чек-листы) – в мобильном приложении сотрудника содержится информация по заказу, а также перечислены все шаги, которые нужно проделать, чтобы решить задачу наилучшим образом. Так исключается ненужная при выполнении однотипной работы (которую, как правило, и делают выездные сотрудники) самодеятельность, и повышается общее ее качество. Кроме того, в таких условиях новички делают меньше ошибок и быстрее втягиваются в рабочий процесс.

После решения задачи сотрудник создает в приложении фотоотчет, по которому видно, что работа выполнена качественно (собранная мебель, установленное оборудование, чистая после уборки комната и т.п.), и отправляет его в офис. Таким образом руководство сразу может увидеть недочеты и указать на них. Кроме того, сервис интегрирован с «Яндекс. Картами», что позволяет работодателю видеть передвижения сотрудников в режиме реального времени и оптимизировать их маршруты с учетом пробок. Это помогает выполнить за день больше заказов.

«Мобифорс»

Сервис «Мобифорс» также помогает компаниям контролировать своих выездных сотрудников. Инструмент предназначен для работы с системой «1С: Предприятие 8». С его помощью руководители могут оперативно распределять задачи между мобильными сотрудниками, контролировать их перемещения, отслеживать статусы выполнения задач, а также обмениваться с ними мгновенными сообщениями.

Кроме того, система собирает данные о выполнении работы и генерирует отчеты о производительности сотрудников, которые учитывают более 30 различных метрик.

Task24

Сервис Task24 предоставляет своеобразную биржу удаленных заказов. С его помощью мобильные сотрудники могут заходить в систему и разбирать заказы, которые им удобнее выполнить (впрочем, их можно и назначать конкретному работнику). После принятия заказа, мастеру открывается подробная информация о задаче. В процессе выполнения работы сотрудник отмечает в системе свои трудозатраты.

Как и в примерах выше, система отслеживает местонахождение сотрудников на карте. По итогам выполнения работы система генерирует отчеты, которые могут быть использованы, к примеру, для расчета заработной платы. Кроме того, реализован API, который позволяет выгружать информацию в 1С и другие системы, а также интегрировать Task24 с софтом сотрудников call-центра.

Контроль удаленных сотрудников

При работе с удаленными сотрудниками (фрилансерами, личными помощниками и так далее) проблема контроля является одной из основных. Для повышения продуктивности таких взаимодействий представители компаний также могут использовать специализированный софт.

JoDo.Im

Простой сервис с незамысловатым дизайном. Помогает структурировать информацию при работе с удаленными сотрудниками и фрилансерами. Общение руководителя или заказчика с исполнителем проходит в Jabber-чате, где с помощью специальных команд можно ставить работнику задачи, которые не пропадут в логах общения, а будут занесены в базу.

Так, всегда можно восстановить всю последовательность задач и подзадач. При этом система не даст исполнителю отрапортовать о завершении работы, если какие-либо из подзадач не были выполнены.

Отслеживание выполнения плана

Существует большое количество систем для управления проектами. С их помощью руководители могут отслеживать реальную эффективность работы сотрудника, а не только собирать информацию о времени пребывания в офисе или используемых в течение дня программах.

Pyrus

Сервис Pyrus позволяет решать проблему срыва сроков, которая может серьезно вредить бизнесу – очень часто даже важные проекты завершаются позже установленных дедлайнов, что имеет различные негативные последствия для бизнеса.

Pyrus позволяет выявлять сотрудников, которые не укладываются в дедлайны. С помощью подобного софта руководители могут отслеживать задачи и заниматься отладкой бизнес-процессов, а также выявлять сотрудников, которые не успевают выполнить работу в срок.

Повышение эффективности работников ресторана

Ресторанный бизнес традиционно страдает от злоупотреблений и неэффективности работы сотрудников. Случаи плохого обслуживания или банального воровства встречаются сплошь и рядом. Рестораторы стремятся победить эти проблемы с помощью внедрения специальных инструментов контроля.

Jowi

Существует большое количество инструментов контроля персонала для ресторанов. Исторические такие сервисы делились на облачные, когда вся информация хранится на удаленном сервере, и локальные, когда все нужные данные сохраняются прямо в заведении. У систем каждого типов были свои минусы – при использовании облачных сервисов при проблемах с интернет-соединением работа ресторана может встать, а в случае локального размещения к данным могут получить доступ нерадивые сотрудники, что открывает путь для злоупотреблений.

Поэтому начали появляться гибридные системы вроде Jowi. Они комбинируют оба метода работы с данными – система может работать локально даже без интернета, а при появлении соединения данные закачиваются на облачный сервер.

Подобные инструменты помогают повысить скорость обслуживания за счет автоматизации процесса приема заказа и его передачи от официанта к повару. Сценарий использования может быть таким: с помощью планшета с установленным приложением официант принимает заказ, на кухне повару тут же выводится список блюд, а менеджер зала может выставить время, за которое тот должен успеть приготовить заказ. Затем официанту так же на планшет придет оповещение, и он отправится забирать заказ (а не будет постоянно ходить на кухню, чтобы выяснить, как с ним обстоят дела).

Помимо собственно автоматизации работы, системы контроля предоставляют возможность получения отчетов обо всех важных показателях ресторана – данные по заказам, остатки продуктов на складе и т.д. Все это снижает вероятность обмана – сотрудники не могут утаить часть выручки или, к примеру, воровать продукты с кухни и напитки из бара.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Project профессиональный 2019 Project профессиональный 2016 Project 2010 Project Online Desktop Client Project профессиональный 2013 Project стандартный 2010 Project стандартный 2013 Project стандартный 2016 Project стандартный 2019 Меньше

Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы с Project

Если вы не знакомы с управлением проектом или опытным экспертом, вам, вероятно, потребуется выполнить три действия, чтобы отследить ход выполнения.

Создание базового плана для проекта После создания начального расписания создайте базовый план для него. Базовый план - это снимок проекта до начала работы. По мере продвижения проекта вы можете сравнить ход выполнения с базовым планом.

Регулярный просмотр хода выполнения расписания ПоЗнакомьтесь с тем, как вы просматриваете ход выполнения календарного плана по крайней мере еженедельно. Если вы ждете до середины вашего проекта, возможно, вы не решите решить проблемы с календарным планом.

Выполнение действий раньше, чем позже Проекты, как правило, позволяют быстро выводить элементы управления, когда возникают проблемы. Если проект будет отклоняться от того, как вы думали, примите меры немедленно.

Проверка хода выполнения календарного плана

	Когда начальник спрашивает, как выполняется ваш проект, Последнее, что вы хотите сказать, - это "я не знаю". Старайтесь не использовать этот Фате, задавая базовый план как моментальный снимок исходного расписания. После того как вы настроили базовый план, вы можете начать проверять ход выполнения вашего расписания.
	Вы можете быстро обновить состояние задачи с помощью одного щелчка на ленте.
	Отслеживайте проект, изменяя отрезки на диаграмме Ганта по ходу работы.
	Заинтересованным сторонам иногда нужна большая картина хода выполнения проекта. Временная шкала проекта предоставляет им снимок ключевых задач и вех. Просто перетащите ее на слайд PowerPoint, распечатайте или напишите по электронной почте, чтобы сообщить о ходе мгновенного отчета.
	Вы можете создавать графические отчеты о ходе выполнения с помощью линейчатых диаграмм, круговых диаграмм и т. д. Если отчет выглядит неправильно, вы можете настроить его в секундах.
	С помощью отчетов об освоенном объеме вы можете отвечать на такие вопросы, как, например, проСматривая трудозатраты в этом проекте, сколько денег было потрачено? Или "будет по истечении времени?"
	Участники команды могут просматривать расписание проекта и обновлять ход выполнения в SharePoint без использования Project.

После создания плана проекта можно начинать его выполнение. При этом по­лезно следить за ходом работ, чтобы отмечать несоответствия между планом и фактической реализацией работ.

Как только будет начато выполнение проекта, вы можете целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных за­дач, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты, и сравнивать их с плановыми показателями. Это подскажет вам, как фактические изменения плана повлияют на другие задачи и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета. Полученная информация поможет также более эффективно планировать будущие проекты.

Программа Microsoft Project позволяет вводить различную информацию о вы­полнении работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и другие параметры. В этой главе вы узнаете, как соз­давать новый план на базе фактического хода работ, настраивать параметры от­слеживания выполнения проекта, вводить фактические проектные данные, гра­фически отображать ход работ. Также мы рассмотрим различные методы анали­за выполнения проекта, чтобы определить, укладывается ли проект в финансо­вые и временные ограничения.

Базовые и промежуточные планы

Перед началом выполнения работ нужно зафиксировать некоторый базовый план, который представляет собой исходный план для отслеживания хода реали­зации проекта. Создав базовый план, вы сможете сравнить текущую информа­цию с плановой и оценить изменения. Базовый план следует сохранять, когда создание проекта закончено и вы переходите к этапу его выполнения. Вы мо­жете создать несколько базовых планов, когда достижение целей проекта невоз­можно, используя прежний базовый план. В базовом плане сохраняются различ­ные типы данных, включая информацию о задачах, ресурсах, назначениях.

Промежуточным называется план, который сохраняется на определенном этапе проекта. Промежуточный план можно сравнивать как с базовым, так и с другим промежуточным планами для контроля за ходом выполнения проекта. В проме­жуточном плане сохраняются только даты начала и окончания работ.

В этом разделе рассмотрим, как сохранять и удалять базовые и промежуточные планы.

Сначала сохраним базовый план.

Выберите команду меню план Сохране­ ние базового плана (Save Baseline) (Рис. 5.1).

Рис. 5.1. Диалог Сохранение базового плана (Save Baseline )

Если в открывающемся списке ниже переключателя Сохранить базовый план (Save baseline) не выбрано название плана Базовый план (Baseline), то выберите его.

Для всего проекта (Entire project), чтобы сохранить базовый план для всех задач проекта.

Нажмите кнопку ОК. Диалог Сохранение базового плана (Save Baseline) закроется, а базовый план будет сохранен.

Теперь сохраним промежуточный план.

Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Сохранить базовый план (Tools ♦ Tracking ♦ Save Baseline). На экране появится диалог Сохране­ ние базового плана (Save Baseline) (Рис. 5.1).

Открывающийся список Скопировать (Сору) позволяет выбрать источник дан­ных, сохраняемых в промежуточном плане. С помощью открывающегося списка В (Into) можно выбрать, куда будут помещены данные из источника.

Убедитесь, что в группе элементов управления Для (For) установлен пере­ключатель всего проекта (Entire project), чтобы сохранить промежуточный план для всех задач проекта.

Нажмите кнопку ОК. Диалог Сохранение базового плана (Save Baseline) закроется, а промежуточный план будет сохранен.

Давайте удалим промежуточный план. Очистка плана может быть удобна, если при совместной работе необходимо, чтобы другие сотрудники не могли про­сматривать данные плана.

Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Очистить базовый план (Tools ♦ Tracking ♦ Clear Baseline). На экране появится диалог Очистка базового плана (Clear Baseline) (Рис. 5.2).

Рис. 5.2. Диалог Очистка базового плана (Clear Baseline )

Установите переключатель Очистить промежуточный план (Clear interim plan) для удаления промежуточного файла.

В открывающемся списке справа от переключателя Очистить промежуточный план (Clear interim plan) можно выбрать название промежуточного плана для очистки.

Убедитесь, что в группе элементов управления Для (For) установлен пере­ключатель всего проекта (Entire project), чтобы удалить данные всего про­межуточного плана.

Нажмите кнопку ОК. Диалог Очистка базового плана (Clear Baseline) закроется, а промежуточный план будет удален.

Для удаления базового плана следует установить переключатель Очистить базовый план (Clear baseline plan ) в диалоге Очистка базового Щ плана (Clear Baseline ).

Настройка параметров отслеживания

Перед тем как начать контроль за ходом выполнения проекта, следует настроить параметры отслеживания. В этом разделе вы рассмотрите, как настраивать па­раметры отслеживания.

Рис. 5.3. Вкладка Расчет (Calculation ) диалога Параметры (Options )

Убедитесь, что в группе элементов управления Параметры расчета для Mi ­ crosoft Office Project (Calculation options for Microsoft Office Project) уста­новлен переключатель автоматический (Automatic), чтобы календарный план автоматически пересчитывался после ввода фактических данных.

При установке переключателя ручной (Manual) в группе Параметры расчета для Microsoft Office Project (Calculation options for Microsoft Office Project) для пере­счета календарного плана следует нажать кнопку Рассчитать (Calculate Now).

Переключатель во всех открытых проектах (All open projects) группа элементов управления Параметры расчета для Microsoft Office Project (Calculation options for Microsoft Office Project) определяет во всех открытых проектах, а переключатель в активном проекте (Active project) – только в активном проекте.

Если сброшен флажок Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи (Updating task status updates resource status), то установите его, чтобы программа обновляла фактически данные о ресурсах, когда вводится процент завершения работы.

Убедитесь, что установлен флажок Фактические затраты всегда вычисля ются Microsoft Office Project (Actual costs are always calculated by Microsoft Office Project), чтобы программа Microsoft Project автоматически рассчитывала фактические затраты на работы.

Флажок Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии (Edits to total tasks % complete will be spread to the status date) позволяет равномерно распределить изменения общего процента вы­полнения в календарном плане до даты отчета о состоянии проекта.

Параметры (Options). Параметры отслеживания будут настроены.

После настройки параметров отслеживания можно приступать к вводу фактиче­ских данных о выполнении проекта.

Ввод фактических проектных данных

Фактические данные вводятся по ходу выполнения работ проекта. В этом раз­деле вы узнаете, как вводить фактические данные с помощью диалога, панели инструментов и мыши.

Сначала сделаем отметку о прохождении контрольной точки Начало работ с помощью диалога.

Выберите команду меню Вид ♦ Диаграмма Ганта (View ♦ Gantt Chart), чтобы отобразить диаграмму Ганта (Рис. 5.4).

Рис. 5.4. Диаграмма Ганта

Щелкните мышью на задаче Начало работ в таблице работ. Задача будет вы­делена.

Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Обновить задачи (Tools ♦ Tracking ♦ Update Tasks). На экране появится диалог Обновление задач (Update Tasks) (Рис. 5.5).

Рис. 5.5. Диалог Обновление задач (Update Tasks )

В поле Название (Name) этого диалога указано название выделенной контроль­ной точки - Начало работ, а в поле Длительность (Duration) - ее плановая про­должительность. В полях со счетчиками % завершения (% Complete), Факт. длительность (Actual dur) и Ост. длительность (Remaining dur) отмечаются процент выполнения, фактическая длительность и оставшаяся длительность. В группах элементов управления Фактические даты (Actual) и Текущие даты (Current) отображаются фактические и плановые сроки начала и окончания работы.

В поле ввода со счетчиком % завершения (% Complete) введите процент вы­полнения работы 100%.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Обновление задач (Update Tasks). Слева от названия контрольной точки Начало работ появится отметка  о ее прохождении.

Теперь установим отметку о прохождении задачи Разработка чертежей первого этажа с помощью другого диалога.

Щелкните мышью на задаче Разработка чертежей первого этажа в таблице, чтобы выделить работу.

Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Обновить проект (Tools ♦ Tracking ♦ Update Project). На экране появится диалог Обновление проекта (Update Project) (Рис. 5.6).

Рис. 5.6. Диалог Обновление проекта (Update Project )

Данный диалог позволяет отследить как проект в целом, так и выделенные задачи.

Обновить трудозатраты как завер шенные по: (Update work as complete through) для обновления хода выполнения проекта в соответствии с календарным планом.

В открывающемся списке Обновить трудозатраты как завершенные по: (Update work as complete through) установите дату завершения для выделен­ной задачи 13.01.05.

Если дата планового окончания работы находится до введенной даты, то про­грамма будет считать работу выполненной.

Убедитесь, что установлен переключатель устанавливать % завершения в диапазоне от 0 до 100 (Set 0-100% complete), чтобы процент завершения задачи рассчитывался для задач, находящихся в процессе выполнения.

Установите переключатель выбранных задач (Selected tasks), чтобы обнов­лялись только выделенные задачи.

Нажмите кнопку ОК. Диалог Обновление проекта (Update Project) будет за­крыт, слева от названия задачи Разработка чертежей первого этажа поя­вится отметка  о ее прохождении, а на диаграмме Ганта внутри горизон­тальной полоски данной работы - черная полоса, отображающая процент вы­полнения - 100% (Рис. 5.7).

Р
ис. 5. 7. Диаграмма Ганта с фактическими данными

Давайте введем выполнение работы в процентах с помощью еще одного диалога.

Дважды щелкните мышью на задаче Разработка чертежей второго этажа с крышей в таблице, чтобы открыть диалог Сведения о задаче (Task Information).

Выберите вкладку Общие (General) (Рис. 5.8).

Рис. 5.8. Вкладка Общие (General ) диалога Сведения о задаче (Task Information )

Рис. 5.9. Диаграмма с данными о выполнении третьей задачи

Сейчас будем вводить фактические данные о ходе выполнения проекта с помощью панели инструментов.

Выберите команду меню Вид ♦ Панели инструментов ♦ Отслеживание (View ♦ Toolbars ♦ Tracking). На экране появится панель инструментов От­слеживание (Tracking) (Рис. 5.10).

Puc . 5.10. Панель инструментов Отслеживание (Tracking )

В таблице щелкните мышью на задаче Рытье котлована, чтобы выделить ее.

Нажмите кнопку 100% на панели инструментов Отслеживание (Tracking). Работа будет отмечена как выполненная.

Чтобы ввести отметку о выполнении непосредственно на диаграмме с помощью мыши, выполните следующие шаги.

Установите указатель мыши примерно в середине полоски-задачи Рытье котлована. Указатель примет форму %>.

> Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информа­ционное окно о ходе выполнения работы, в котором будет указана дата ее на­чала (Рис. 5.11).

Рис. 5.11. Информационное окно о ходе выполнения работы

Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь по полоске-задаче. При этом в информационном окне будет изменяться дата окончания этой работы Завершено по (Complete Through). Добейтесь того, чтобы дата окончания работы соответствовала плановой - Вт 08.02.05 (Tue 08.02.05). При этом указатель мыши достигнет правого края полоски-задачи.

Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Работа Рытье котлована будет отмечена как выполненная.

В ходе выполнения проекта возможны случаи, когда какая-либо задача после частичного выполнения прерывается на некоторое время. При этом необходимо перенести оставшуюся часть работы на более поздний срок. Предположим, что в нашем проекте задача Штукатурные работы начата в срок, выполнена на 50%, после чего возникла необходимость прервать ее выполнение на 1 день.

В таблице щелкните мышью на задаче Штукатурные работы, чтобы выделить ее.

Нажмите кнопку 50% на панели инструментов .Отслеживание (Tracking). На диаграмме появится отметка о частичном выполнении работы.

Установите указатель мыши на полоске-задаче Штукатурные работы правее полосы выполнения. Указатель примет форму ф.

Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информа­ционное окно Задача, в котором будут указаны даты начала и окончания ос­тавшейся части работы (Рис. 5.12).

Рис. 5.12. Информационное окно Задача

Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо так, чтобы в ин­формационном окне отобразилась новая дата начала оставшейся части ра­боты - Сб 02.04.05 (Sat 02.04.05).

Отпустите левую кнопку мыши. На диаграмме между выполненной и невыполненной частями задач появится разрыв в один рабочий день. Будет также изменен график для остальных видов работ.

Фактическое начало оставшейся части работы будет 04.04.05, так как 02.04.05 и 03.04.05 - выходные.

Для того, чтобы точно переместить часть полоски до указанной даты, вам, возможно, потребуется увеличить масштаб с помощью команды Вид ♦ Масштаб (View ♦ Zoom ).

Отметьте 100% выполнение оставшейся части задачи Штукатурные работы (Рис. 5.13).

Рис. 5.13. Прерванная задача завершена

Следует отметить, что при вводе фактических данных мы в основном использовали процент выполнения задачи, как наиболее удобный пара­метр. При этом остальные показатели, например, длительность или даты выполнения оставшейся части работы вычисляются автоматически.

Итак, первый шаг в процессе контроля заключается в сборе и обработке данных по фактическому состоянию работ. Руководство обязано непрерывно следить за ходом выполнения проекта, определять степень завершенности работ и, исходя из текущего состояния, делать оценки параметров выполнения будущих работ.

Для этого необходимо иметь эффективные обратные связи, дающие информацию о достигнутых результатах и затратах.

Эффективным средством сбора данных являются заполненные фактическими данными и возвращенные наряды на выполнение работ или специальные отчеты, заполняемые исполнителями.

При разработке системы сбора информации менеджер проекта должен в первую очередь определить состав собираемых данных и периодичность сбора. Решения по данным вопросам зависят от задач анализа параметров проекта, периодичности проведения совещаний и выдачи заданий. Детальность анализа в каждом конкретном случае определяется исходя из целей и критериев контроля проекта. Например, если основным приоритетом является своевременность выполнения работ, то методы контроля использования ресурсов и затрат можно задействовать в ограниченном виде.

Существует два основных метода контроля фактического выполнения: «простой контроль» и «детальный контроль».

Метод простого контроля также называют методом «О-100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач (существуют только две степени завершенности задачи: 0 % и 100 %). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат.

Метод детального контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи (например, завершенность детальной задачи на 50 % означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели задачи достигнуты наполовину). Данный метод более сложен, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения.

Отметим, что точное представление о состоянии выполняемых задач проекта метод «детального контроля» дает только в том случае, если оценки завершенности задач делаются корректно. В большинстве же случаев применение метода «О-100» в сочетании с достаточной степенью детализации задач дает приемлемые результаты.

Иногда встречаются несколько модифицированные варианты метода детального контроля:

Метод 50/50 признает возможность учета некоторого промежуточного результата для незавершенных работ.

Степень завершенности работы определяется в момент, когда работа израсходовала 50 % бюджета.

Метод по вехам применяется для длительных работ. Работа делится на части вехами, каждая из которых подразумевает определенную степень завершенности работы.

Таблица 18.4.1

Критерии для контроля и требуемые данные Критерий контроля Количественные данные Качественные данные Время и стоимость Планируемая дата начала/окончания Фактическая дата начала/окончания Объем выполненных работ Объем предстоящих работ Другие фактические затраты Другие предстоящие затраты Качество Проблемы качества Организация Внешние задержки Проблемы внутренней координации ресурсов Содержание работ Изменения в объеме работ Технические проблемы Используя один из этих методов, менеджер может разработать интегрированную систему контроля, которая сосредоточивает внимание на степени завершенности работ, а не только на временных и объемных параметрах проекта и удовлетворяет критериям обоснования финансирования.

Данные, необходимые для контроля основных параметров проекта, представлены в таблице 18.4.1.

Обычно количественные показатели собираются на уровне работ или пакетов работ и затем обобщаются для верхних уровней контроля на основании СРР. Поскольку оценки выполнения проекта в целом и отдельных его этапов рассчитываются на основании данных о выполнении детальных задач, важно на этапе разработки системы контроля сделать правильный выбор весовых коэффициентов формирования обобщенных оценок.

Например, использование в качестве весовых коэффициентов продолжительностей задач приводит к тому, что основной вклад в процент выполнения составной задачи будут вносить наиболее длительные дочерние. Вес задачи может устанавливаться в соответствии с ее плановой стоимостью. Как правило, плановая стоимость является достаточно надежным показателем значимости задачи. Иногда расходы и объемы работ не связаны напрямую, например, в случае использования в процессе реализации задач дорогих материалов и оборудования. Возможно, более удачным в данном случае будет определять удельные веса задач на основе расходов, связанных только с использованием ресурсов, или планового объема работ. Это позволяет устранить искажения, которые стоимость основных фондов вносит в анализ расходов, связанных с оплатой ресурсов.