Возмещение командировочных расходов в валюте. Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Российский налоговый курьер

При направлении сотрудника в деловую поездку за рубеж организация обязана возместить ему суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения, на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки, обязательных консульских и аэродромных сборов. Перечень командировочных затрат не является исчерпывающим. Компания вправе возмещать и другие расходы, если они произведены с разрешения работодателя, а порядок возмещения зафиксирован в локальном акте (ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее - Положение).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс на оплату предстоящих расходов (п. 10 Положения). По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы (п. 26 Положения).

Соответственно, до того, как работник отчитается о произведенных в поездке тратах, для целей бухгалтерского и налогового учета в качестве аванса квалифицируются:

• наличные суммы, выданные под отчет;
• наличные денежные средства, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;
• платежи за те или иные услуги, произведенные с использованием корпоративной карты;
• суммы, зачисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника.

Рассмотрим ситуации, вызывающие на практике затруднения у бухгалтеров при определении рублевой величины расходов, произведенных в иностранной валюте.

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты такие:

• на дату утверждения авансового отчета;
• на дату выдачи аванса под отчет;
• на дату обмена рублей на иностранную валюту?

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица. Затем на территории иностранного государства сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст.14 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее – Закон № 173-ФЗ).

Работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

В связи с этим чиновники рекомендуют определять командировочные расходы исходя из суммы валюты, истраченной согласно первичным документам по курсу обмена. При этом курс обмена определяется по справке банка об обмене. А расходы отражаются в налоговом учете датой утверждения авансового отчета. Если справка банка об обмене валюты отсутствует, работник не сможет подтвердить обменный курс. В этом случае расчет производится с использованием курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина РФ от 31.03.11 № 03-03-06/1/193, ФНС РФ от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408). Аналогичный подход применяется и в бухучете.

Если работнику в качестве аванса выдаются из кассы рубли и после командировки он возвращает в кассу остаток неизрасходованных средств также в рублях, то у организации отсутствуют операции в иностранной валюте. Значит, нет оснований и для применения ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее – ПБУ 3/2006). Расходы на конвертацию валюты подтверждаются документами обменного пункта банка. Соответственно, в бухучете расход признается в размере потраченных рублей с учетом всех обменов. При этом применяются фактические курсы обмена валюты.

Пример 1. Сотрудник направлен в командировку в Грецию с 22 по 24 апреля 2015 года.

В этот же день работник приобрел в банке 800 Евро по курсу 66 руб./евро.

Общая сумма затрат по деловой поездке (в том числе суточные и документально подтвержденные расходы) – 750 Евро.

24 апреля 2015 года работник обменял в банке неизрасходованный аванс (50 Евро) по курсу 65 руб./евро.

27 апреля 2015 года утвержден авансовый отчет (с приложением справок банков об обмене валюты); остаток аванса внесен в кассу.

Компания отразит в учете следующие суммы:

• возврат неизрасходованного аванса в кассу – 3250 руб. (50 Евро х 65 руб.);
• командировочные расходы – 49 500 руб. (750 Евро х 66 руб.);
• ·расходы, связанные с обменом валюты – 50 руб. (52 800 – 49 500 – 3250).

Эти затраты признаются в целях налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1.

Предположим, что работник не представил справки банков об обмене валюты.

На дату утверждения авансового отчета (27 апреля 2015 года) курс ЦБ РФ следующий: 1 Евро = 54,6590 руб.

В этом случае суммы будут такие:

• возврат неизрасходованного аванса в кассу – 3250 руб.;
• командировочные расходы – 40 994,25 руб. (750 Евро х 54,6590 руб.);
• расходы связанные с обменом валюты – 8555,75 руб. (52 800 – 40 994,25 – 3250).

Но в налоговом учете затраты на конвертацию валюты не признаются из-за отсутствия надлежащего документального подтверждения (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Величина командировочных расходов также определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, если на деловую поездку аванс не выдается, а по возвращении работодатель компенсирует работнику этот перерасход. Это справедливо для ситуации, когда справка банка об обмене валюты отсутствует (письмо Минфина РФ от 06.06.11 № 03-03-06/1/324).

Аванс выдан наличными в иностранной валюте

Выплата аванса работнику в иностранной валюте в связи с командировкой, а также погашение неизрасходованного аванса осуществляются в соответствии с Законом № 173-ФЗ (п. 16 Положения). По общему правилу валютные операции между резидентами запрещены. Исключение предусмотрено для операций по оплате или возмещению расходов физлица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций по погашению неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ). Следовательно, выдача командировочных в иностранной валюте нарушением валютного законодательства не является (письмо Банка РФ от 30.07.07 № 36-3/1381, постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.08 № 10840/07).

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения прибыли пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату признания расхода (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Но для случаев выплаты аванса существует специальное правило – расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс). Эти нормы применяются и к авансам, выданным под отчет на предстоящую деловую поездку. Так, Минфин России в письме от 30.07.10 № 03-03-06/2/136 отметил, что стоимость имущества (работ, услуг), оплаченная в иностранной валюте путем предварительной оплаты, может определяться по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату перечисления аванса, – в части, приходящейся на предоплату. И на дату перехода права собственности – в части последующей оплаты.

В бухучете действует аналогичный порядок пересчета командировочных расходов в рубли (п. 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Рассмотрим на примерах, каким образом определяется «рублевый эквивалент» затрат, понесенных за рубежом и выраженных в иностранной валюте.

Предположим, выдан аванс в валюте платежа.

Пример 3. Сотрудник направлен в командировку в Бельгию с 18 по 21 мая 2015 года

• аванс наличными в размере 650 Евро;
• авиабилеты общей стоимостью 28 000 руб. (приобрел работодатель).

Расходы на проживание составили 500 Евро (счет гостиницы датирован 21 мая 2015 года).

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Бельгию установлены в размере 50 Евро.

В учете компания отразит следующие расходы (Таблица 1):

Таблица 1.

Когда с курсовой разницы НДФЛ не платят

Не исключена ситуация, при которой компания не сможет возместить сотруднику перерасход в день утверждения авансового отчета. В этом случае при возмещении работнику его денежных средств в иностранной валюте возникает курсовая разница в виде разницы курсов валют на дату утверждения авансового отчета и дату фактического возврата ему денежных средств в иностранной валюте.

Такая курсовая разница носит характер материальной выгоды, но НДФЛ не облагается. Перечень случаев, когда материальная выгода признается налоговым доходом, закрытый. Он не включает разницу между курсами валют на дату утверждения авансового отчета сотрудника и дату фактического возврата ему денег в иностранной валюте (письмо Минфина РФ от 21.04.14 № 03-03-06/1/18259).

Аванс выдан в одной иностранной валюте, а расход произведен в другой валюте

В такой ситуации учет усложняется тем, что бухгалтеру придется переводить расходы из одной валюты в другой по кросс-курсу ЦБ РФ. Кросс-курс ЦБ РФ – это курс одной иностранной валюты к другой, рассчитанный по установленным ЦБ РФ официальным курсам этих валют по отношению к рублю. При расчете кросс – курса используется курс ЦБ РФ на дату совершения хозяйственной операций (по чекам).

Расчет целесообразно оформить бухгалтерской справкой и приложить к авансовому отчету.

Пример 4 . Воспользуемся условиями примера 3.

Предположим, аванс выплачен наличными в размере 700 долл. США (USD).

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Бельгию установлены в размере 65 USD.

В данном случае необходимо перевести расходы из иностранной валюты, в которой расплачивался работник (Евро), в валюту выдачи (USD) с применением кросс-курса ЦБ РФ.

В учете компании отразит следующие суммы (Таблица 2):

Таблица 2.

* Кросс – курс 1 Евро: 55,2441 руб. / 49,7919 руб. = 1,1096 USD

1 EUR = 55,2441 руб. – курс ЦБ РФ на 21 мая 2015 года (на дату совершения операции);

1 USD = 49,7919 руб. — курс ЦБ РФ на 21 мая 2015 года (на дату совершения операции)

Нестандартная ситуация может возникнуть, если работник направлен в служебную поездку в страну, где «в ходу» иностранная валюта, курс которой к рублю Банком России не устанавливается.

При расчете командировочных расходов Минфин России рекомендует руководствоваться подходом, предложенном письмом ЦБ РФ от 14.01.10 № 6–Т (письмо от 11.02.11 № 03–03–06/1/87). Так, если иностранная валюта не включена в Перечень иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к российскому рублю устанавливаются ЦБ РФ, в этом случае курс данной валюты может определяться с использованием установленного ЦБ РФ официального курса долл. США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса. И курса иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса.

В качестве курсов иностранных валют, не включенных в Перечень, к доллару США могут использоваться котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете Financial Times (в том числе в их представительствах в интернете).

Пример 5. Сотрудник направлен в командировку в Израиль с 18 по 21 мая 2015 года.

• аванс наличными в размере 600 долл. США (USD);
• авиабилеты общей стоимостью 20 000 руб. (приобретены работодателем).

Расходы на проживание составили 1400 израильских шекелей (ILS), счет гостиницы датирован 21 мая 2015 года.

25 мая 2015 года утвержден авансовый отчет, неизрасходованный остаток валюты возвращен в кассу.

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Израиль установлены в размере 40 USD.

В учете компания отразит следующие расходы (Таблица 3):

Таблица 3.

Сотрудник использует рублевую корпоративную карту

Корпоративные банковские карты – одна из форм безналичных расчетов, при которой зачисленные на специальный карточный счет деньги принадлежат организации. Командированный сотрудник имеет возможность, как расплатиться картой за услуги (например, авиаперелет, проживание в гостинице, такси), так и снять наличную иностранную валюту в банкомате или в отделении банка (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ 24 декабря 2004 года № 266 – П).

Зачастую российские компании используют в коммерческой деятельности рублевые корпоративные карты. В этом случае «валютные» расходы за рубежом банк конвертирует по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Например, по межбанковскому курсу с учетом комиссии банка за совершение операции. И этот «договорной» курс, как правило, выше официального курса ЦБ РФ.

Так же, как и в ситуации, когда аванс под отчет выдается наличными в рублях, при расчетах корпоративной картой организация не совершает операций в иностранной валюте. Значит, нет оснований и для применения ПБУ 3/2006. Для целей налогообложения прибыли величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Пересчитывать затраты по курсу на дату перечисления аванса не нужно (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

В итоге в налоговом и бухгалтерском учете понесенные работником расходы признаются в размере фактических затрат, в том числе:

• рублевая стоимость услуг, оплаченных картой, определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета;
• расход на конвертацию (разница между фактической стоимостью услуг, списанной с карты в момент совершения операции, и вышеуказанной рублевой стоимостью). Этот расход целесообразно оформить бухгалтерской справкой, а сумма, списанная с карты, подтверждается банковской выпиской.

Пример 6 . Сотрудник направлен в командировку в Испанию с 18 по 21 мая 2015 года.

15 мая 2015 года под отчет выданы авиабилеты общей стоимостью 22 000 руб. (приобретены работодателем).

Также сотруднику выдана корпоративная карта в рублях, по которой были произведены следующие операции:

19 мая 2015 года сотрудник обналичил в банкомате суточные в размере 220 Евро (согласно выписке банка со счета списана сумма 12 980 руб.);

21 мая 2015 года оплачен счет гостиницы за проживание 400 Евро (согласно выписке банка со счета списана сумма 23 400 руб.)

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Испанию установлены в размере 55 Евро.

В учете компании отразит следующие расходы (Таблица 4):

Таблица 4.

Расплачиваясь банковской картой, важно сохранять квитанции

Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику является факт осуществления затрат, в том числе с использованием банковской карты. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты. В частности, это квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых указывается фамилия держателя банковской карты (письмо Минфина РФ от 06.04.15 № 03–03–06/2/19106).

«На службе» личная карта работника

Перечисление аванса на рублевую личную или зарплатную карту командированного работника – довольно популярный способ выдачи денежных средств под отчет. Тем более, что Минфин России и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физлиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов.

По мнению чиновников, это способствует минимизации наличного денежного обращения. (письма Минфина РФ № 02-03-10/37209, от 05.10.12 № 14-03-03/728 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13, от 26.07.11 № 42-7.4-05/5.2-500). При этом ведомства рекомендуют предусмотреть в учетной политике положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402–ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Кроме того, в платежном поручении важно указать, что перечисленные средства являются подотчетными. Организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов. А сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (письмо Минфина РФ от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

По аналогии с ситуацией, когда в деловой поездке работник расплачивается корпоративной картой, в данном случае организация не совершает операций в иностранной валюте. Соответственно, в налоговом и бухгалтерском учете признается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных личной картой, определяемая по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Так как курс конвертации банка выше курса ЦБ РФ, с рублевой карты работника была списана сумма в большем размере.

Возникает вопрос: должен ли работодатель отразить в учете расход в виде разницы между фактической стоимостью услуг, списанной с личной карты сотрудника, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью? Это зависит от организации. Компания может не возмещать эти затраты работнику. Или наоборот, компенсировать на основании подтверждающих документов (например, выписки банка с личной карточки работника). Для избежания возможных споров целесообразно закрепить принятое решение в соответствующем локальном акте компании.

Пример 7. Воспользуемся условиями примера 6.

Предположим, что на личную карточку сотрудника был перечислен аванс в сумме 30 000 руб.

Положением о командировках по организации предусмотрено следующее:

При использовании личной банковской карты в служебных командировках расходы на конвертацию валюты при оплате товаров (работ, услуг) картой возмещаются работнику в случае представления банковской выписки.

Работник не представил в бухгалтерию банковскую выписку по карте.

В учете компания отразит следующие расходы:

НДФЛ со сверхнормативных суточных

Суточные в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ). Если размер суточных превысит 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке, то с суммы превышения удерживается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом датой получения работником такого дохода является дата утверждения авансового отчета.

Читаю статью Зарплата №2 от февраля 2016. По какому курсу считать валютные расходы на загранкомандировку, в ней написано,что работник не может подтвердить обменный курс, то пересчитайте валюту в рубли по курсу ЦБ РФ на день выдачи аванса (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836); в то время как Журнал «Российский налоговый курьер» № 12, Июнь 2015 Загранкомандировка: налоговые сложности пересчетаутверждает, что Величина командировочных расходов также определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.Это две разные даты. Какой статье верить? Мы перечислили аванс в рублях на личную карту, за границей он будет рассчитываться личной картой документы привезет в валюте. я бы пересчитала на дату утверждения авансового отчета, как в данной ситуации поступить? Дата предоставления авансового отчета после загранкомандировки также составляет 3 рабочих дня или можно подольше?

Ответ

1. Если сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях, при этом сам платеж прошел в иностранной валюте, то командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту, тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи .

Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено статьи 272 Налогового кодекса РФ.

И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета ().

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России и .

2. Авансовый отчет сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту ().

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте. Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка - 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR × 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления денег. Это предусмотрено статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в .

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы ().

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Что оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

• и - подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
• ксерокопии загранпаспорта - с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

По окончании загранкомандировки сотрудник заполнил авансовый отчет. Часть расходовон указал в рублях, часть — в валюте.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтеру нужно определить в рублях:

• - сальдо расчетов с работником по подотчетным суммам;
• - величину командировочных расходов, которая уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль.

РАБОТНИК ПОДТВЕРДИЛ КУРС ОБМЕНА ВАЛЮТЫ

Курс обмена валюты подтверждает справка банка. Банк выдает ее в момент продаживалюты гражданину. Если работник принес такую справку, курс для пересчета валюты в рубли берите из нее.

Курс валюты из справки банка используйте:

• - для завершения расчетов с работником по подотчетным суммам;
• - отражения командировочных расходов в бухучете;
• - в налоговом учете.

На это указывают Минфин России в письмах и и ФНС России в .

Работник представил справку банка об обмене валюты

Сотрудник АО «Свирель» О.К. Свистков 11 января 2016 года получил из кассы под отчет 35 000 руб. на загранкомандировку в Вену. В этот же день работник купил 400 евро в Сбербанке России по курсу 85,55 руб./евро на сумму 34 220 руб. (400 евро × 85,55 руб.).

18 января 2016 года сотрудник сдал авансовый отчет (образец 1 ниже). К авансовому отчету О.К. Свистков приложил расходные документы и справку Сбербанка России о покупке валюты. Справка банка в авансовом отчете не указана, она подтверждает не сумму расходов, а только курс обмена валюты.

Решение

Расчеты с работником

Сотрудник израсходовал на проезд на метро и аэроэкспрессе до аэропорта и обратно 940 руб. (50 руб. × 2 + 420 руб. × 2).

О.К. Свисткову полагаются суточные в размере 8200 руб. (2500 руб. × 3 календ. дн. + 700 руб. × 1 календ. дн.).

Расходы в валюте составили 254 евро. По курсу банка на день ее покупки (11 января) это 21 729,70 руб. (254 евро × 85,55 руб.).

Сумма утвержденных расходов равна 30 869,70 руб. (940 руб. + + 8200 руб. + 21 729,70 руб.).

Неиспользованный остаток подотчетных сумм равен 4130,30 руб. (35 000 руб. - 30 869,70 руб.). О.К. Свистков вернул его в кассу.

На лицевой стороне авансового отчета (см. образец ниже) укажем реквизиты приходного кассового ордера.

Бухгалтерский учет

Сделаем проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 35 000 руб. — выдан командированному сотруднику аванс;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

— 30 869,70 руб. — утверждены командировочные расходы по авансовому отчету работника;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— 4130,30 руб. — отражен возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм в кассу.

Проводки отразим на лицевой стороне авансового отчета.

Налоговый учет

Для налога на прибыль командировочные расходы также рассчитываем по курсу, указанному в справке банка об обмене валюты. Расходы командированного сотрудника составили 30 869,70 руб.

РАБОТНИК НЕ МОЖЕТ ПОДТВЕРДИТЬ ОБМЕННЫЙ КУРС

Работник не представил справку об обмене валюты

Изменим условие примера 1. О.К. Свистков 11 января 2016 года получил из кассы под отчет 35 000 руб. на загранкомандировку в Вену. В этот же день работник купил 400 евро в Сбербанке России по курсу 85,55 руб. на сумму 34 220 руб. (400 евро × 85,55 руб.).

Положением о командировках в компании установлены нормы суточных:

— 2500 руб. — за каждый день загранкомандировки;

— 700 руб. — за каждый день командировки на территории РФ.

К авансовому отчету он приложил расходные документы без справки Сбербанка России о покупке валюты, он ее потерял.

Нужно отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Решение

Пересчет валюты в рубли

Для пересчета валюты в рубли возьмем курс ЦБ РФ на дату выдачи денег под отчет (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Этот курс будем использовать:

— для завершения расчетов с работником;

— бухгалтерского и налогового учета расходов на командировку.

Сумма расходов в валюте после пересчета в рубли составляет 20 228,43 руб. (254 евро × 79,6395 руб.).

Сумма командировочных расходов

Работник израсходовал на проезд на метро и аэроэкспрессе до аэропорта и обратно 940 руб. (50 руб. × 2 + 420 руб. × 2). Ему положены суточные в сумме 8200 руб. (2500 руб. × 3 календ. дн. + 700 руб. × 1 календ. дн.).

Сумма утвержденных расходов равна 29 368,43 руб. (940 руб. + 8200 руб. + 20 228,43 руб.).

Неиспользованный остаток подотчетных сумм — 5631,57 руб. (35 000 руб. - 29 368,43 руб.). Работник вернул его в кассу.

На лицевой стороне авансового отчета укажем реквизиты приходного кассового ордера.

Налоговый учет

Командировочные расходы признаем на дату утверждения авансового отчета — на 18 января 2016 года (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Сумма командировочных расходов, признаваемых в налоговом учете, составила 29 368,43 руб. (940 руб. + 8200 руб. + 20 228,43 руб.).

Бухгалтерский учет

Сделаем проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 35 000 руб. — выдан командированному сотруднику аванс в рублях;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

— 29 368,43 руб. — отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— 5631,57 руб. — возвращен неиспользованный остаток подотчетных сумм в кассу.

Размеры суточных при загранкомандировках имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.

Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.

Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица

Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Загранкомандировка: как считать суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
• при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет - просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Полученная сумма учитывается в расходах.

Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 ).

Если же суточные выплачены в инвалюте, то в целях уплаты НДФЛ нужно иметь в виду одну важную особенность: пересчитать данную сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ, установленному на последний день месяца, в котором утвержден командировочный авансовый отчет (Письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-06/15509 ). Следовательно, база по НДФЛ в данном случае считается так:

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: страховые взносы

По общему правилу суточные, выплачиваемые работникам в 2018-2019 гг., облагаются страховыми вносами по тому же принципу, что и НДФЛ. То есть взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 рублей (

Осуществляя свой бизнес, хозяйствующий субъект в целях его расширения и поиска новых клиентов, заключает различные контракты за рубежом. Поэтому руководству компании приходится либо ехать самим, либо отправлять определенных должностных лиц в служебные поездки за границу. При этом нужно помнить суточные при загранкомандировках в 2018 году – нормы и учет имеют некоторые отличия от поездок внутри страны.

Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.

В связи с этим на командировочные расходы и порядок нормирования суточных распространились правила, которые использовались при налогообложении НДФЛ.

Поэтому при исчислении базы по страховым взносам необходимо помнить, что отчисления начисляются на суммы превышения установленных нормативов по суточным в загранкомандировках.

Напомним, что предприятие имеет право самостоятельно определять размер суточных по служебным поездкам за рубеж, и они могут быть больше норматива, определенного НК РФ.

Его оно должно утвердить в существующем локальном актах, например, в Положении о командировках, Коллективном договоре и т.д. Такой порядок исчисления взносов распространяется и на компенсацию расходов по однодневным командировкам.

Внимание! Старые правила действуют только при исчислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве, так как они остались в администрировании ФСС. Каких-либо заявленных новшеств по регулированию служебных поездок за рубеж в 2018 году не ожидается.

Размер суточных при загранкомандировках в 2019 году

Законодательство определяет, что размер суточных предприятие устанавливает самостоятельно, ориентируясь на свои финансовые возможности и цели, которые должны быть достигнуты в результате поездки. Определяя размер можно исходить из действующих норм, установленных соответствующим Постановлением о загранпоездках, обязательных к исполнению бюджетными организациями.

Также можно учитывать имеющий опыт по произведенным расходам в командировках в определенные страны, который есть либо у самого предприятия, либо у его партнеров.

Для утверждения размера суточных хозяйствующий субъект закрепляет определенный размер в своем внутреннем положении, например, в Положении о командировках.

Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС.

Внимание! НК РФ устанавливает нормы суточных при загранкомандировках в размере 2500 рублей за каждый день подобной поездки. Этой нормой следует руководиться, когда исчисляется НДФЛ и страховые взносы.

Какие существуют нормы для заграничной командировки

Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.

Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.

Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:

Внимание! Кроме этого, этот акт устанавливает и надбавки к нормам для определенных категорий работников, направляемых в иностранные поездки. Коммерческие компании могут использовать нормы данного Постановления, или применять разработанные на его основе свои нормативы.

Скачать (Приложение №1) в формате Word.

Пребывание сотрудника в поездке по распоряжению руководителя организации и для осуществления служебных поручений оплачивается с учетом средней заработной платы и суточных за все проведенные в командировке календарные дни.

В текущем 2018 году правительство не изменило порядок выплаты командировочных за границей государства.

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет

Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:

• находятся в декрете;
• имеют оформленные ученические договорные соглашения;
• состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
• являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.

Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.

В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам :

• женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
• у которых есть ребенок-инвалид;
• если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
• с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.

Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.

Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.

Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.

Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.

Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации . Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.

Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.