Объединяем бизнес и ИТ для улучшения операционной деятельности компании

Система управления бизнес-процессами и автоматизации ELMA BPM

создана для бизнес-пользователей. Моделирование, контроль и улучшение любой деятельности компании не требуют привлечения программистов. Вся бизнес-логика настраивается сотрудниками, которые лучше знают, как организовать эффективную работу компании.

Что такое BPM-система

Business Process Management System - ПО, реализующее концепцию процессного управления, согласно которой стратегические цели компании достигаются через моделирование, исполнение, контроль и непрерывное улучшение исполняемых процессов.

Моделирование

Аналитик настраивает бизнес-логику процессов в визуальном редакторе системы ELMA BPM. Описание бизнес-процессов ведется в соответствии с последней версией нотации BPMN 2.0. Глубокие знания в BPM и специальная подготовка не требуются.

Исполнение

BPM-cистема преобразует модели в исполняемые процессы, отправляет задачи исполнителям, и при необходимости обменивается данными с другими ИТ-решениями компании.

Как работает ELMA BPM

Улучшение

Аналитики изучают характеристики и улучшают бизнес-процессы в редакторе. Компания гибко перестраивает свою деятельность, оперативно реагируя на внутренние и рыночные изменения.

Контроль

Руководители получают информацию об отклонениях от плановых характеристик исполнения бизнес-процессов в режиме real-time и контролируют эффективность работы сотрудников.

Для чего бизнесу управлять процессами в BPM-системе

Автоматизация бизнеса происходит тогда, когда процессы описаны, выстроены, но наступает этап, когда следует использовать имеющуюся модель для развития компании. Тут поможет реинжиниринг бизнес-процессов - поэтапные изменения в бизнесе, направленные на совершенствование деятельности, производимые и измеряемые с точки зрения бизнес-процессов и их показателей.

Постоянная оптимизация бизнес-процессов и повышение качества сервисов - главный ресурс развития бизнеса в условиях высокой конкуренции. Побеждает тот, кто с помощью технологий уменьшает издержки бизнес-процессов, сохраняя наибольшую ценность продукта или услуги для клиента.

Система ELMA BPM объединяет ИТ и бизнес

Цикл управления бизнес-процессом, от моделирования, согласно нотации BPMN 2.0, до улучшения, не требует привлечения программистов. Бизнес-пользователи могут сами анализировать исполнение процессов, находить узкие места и устранять их в визуальном редакторе.

Чтобы увеличить эффективность бизнес-процессов ELMA BPM может использовать внешние технологии - такие как роботизация процессов (RPA) или аналитика данных (BI).

BPM-система ELMA автоматизирует сквозные бизнес-процессы компании

Система автоматизации бизнес-процессов ELMA повышает эффективность взаимодействия между подразделениями компании, исключает потери информации между участниками процесса и минимизирует влияние человеческого фактора. Вся компания работает на создание общей ценности с утвержденным и понятным распределением ответственности за результат.

Преимущества системы ELMA BPM

Скорость внесения изменений

Возможность быстро реагировать на изменения и пробовать новые гипотезы, просто перестраивая модели бизнес-логики процессов. При моделировании бизнес-процессов используется нотация BPMN 2.0.

Мгновенный мониторинг результата

Автоматизация бизнес-процессов и встроенные инструменты контроля исполнения помогают проанализировать эффективность процессов и каждого внедренного изменения.

Легкость интеграции

BPM-система ELMA взаимодействует с корпоративными ИТ-решениями через веб-сервисы и API. Предусмотрен отдельный модуль интеграции с «1С: Предприятие».

ELMA - система управления компанией, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудниковкомпании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Продуктовая линейка.

ELMA cостоит из набора приложений для управления компанией, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве:

• ELMA: Электронный документооборот. Автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Использование механизма WorkFlow позволяет быстро настроить систему в соответствии с потребностями компании.
• ELMA: Управление бизнес-процессами. Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.
• ELMA: Управление показателями. Приложение позволяет реализовать в компании принципы целевого управления и вознаграждения по результатам труда. Внедрение в «легкой форме» позволит сформировать набор целевых показателей эффективности (КПЭ, KPI), и наладить оперативный контроль за достижением плановых значений показателей в разрезе целей и стратегии развития компании (реализация механизма BSC или Сбалансированной карты показателей)
• ELMA: CRM. Приложение ELMA: CRM не стоит отдельных денег и идет в базовой поставке при покупке любого из приложений ELMA. ELMA: CRM – это операционный CRM, основными функциями которого являются управление процессом продаж (в том числе механизм воронки продаж) и ведение истории взаимоотношений с Вашими контрагентами (база контрагентов, контактов, потенциальных клиентов, сделок и т.д.)
• ELMA: Управление проектами. Позволяет легко наладить управление проектной деятельностью в компании. Наряду со стандартным управлением задачами, графиком проекта (диаграммой Ганта) и организацией единого информационного пространства по проекту, ELMA: Управление проектами дает возможность управлять стандартными бизнес-процессами в рамках проектов и управлять проектным бюджетом.
• ELMA: Внутренний портал Все приложения базируются на одном - ELMA: Внутренний портал. Это приложение не продается отдельно – оно входит в поставку c любым из приложений ELMA.

ELMA: Внутренний портал включает в себя:

• Организационная структура компании
• Управление задачами
• Календарь
• Общение. Лента сообщений.
• Внутренний портал. Веб-документы.
• Веб-хранилище для файлов

Пакеты ELMA.

• ELMA ECM . Отличный инструмент для оперативного управления компанией. Он включает в себя приложения ELMA: Управление бизнес-процессами, ELMA: Электронный документооборот и базируется на Внутреннем портале ELMA.
• ELMA BPM Suite . Система позволяет организовать управление процессами в компании на основе метрик и показателей, исполняемых процессов и связать воедино метрики процессов, стратегию компании и мотивацию персонала. Пакет включает в себя ELMA: Управление показателями, ELMA: Управление бизнес-процессами и базируется на Внутреннем портале ELMA.

Архитектура системы ELMA.

Система управления бизнес-процессами ELMA состоит из набора программ:

1. Сервер ELMA
2. Дизайнер ELMA
3. ELMA Agent

Сервер ELMA включает в себя набор связанных компонентов:

• Базу данных
• Веб-приложение
• Сервер конфигураций
• Сервер оповещений

Сервер ELMA является корневым элементом системы. Для начала работы с сервером его необходимо зарегистрировать.

Дизайнер ELMA – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и предоставляет удобный интерфейс для моделирования процессов и создания конфигураций.

Для работы с Дизайнером его необходимо зарегистрировать.

ELMA Agent – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и в режиме реального времени показывает оповещения, которые формирует сервер для пользователя.

ELMA Agent не требует регистрации для начала работы и может быть установлен на любое количество компьютеров в организации.

Система ELMA реализует SOA-архитектуру и предоставляет необходимые интерфейсы для расширения системы. ELMA позволяет:

• Запустить любой бизнес-процесс, загруженный в систему из внешнего приложения
• Вызывать функции внешнего приложения. Поддерживаются синхронные и асинхронные вызовы.

Внедрение системы ELMA.

Специалистами компании «Элевайз» разработана уникальная методика внедрения процессного подхода на предприятии с использованием программного продукта ELMA. ELMA - это новейший и эффективный продукт, предназначенный для компаний, которые хотят внедрить процессный подход к управлению, располагать адаптивными бизнес-процессами, способными к настройке и оптимизации, чтобы соответствовать изменяющимся условиям бизнеса, нормативным требованиям законодательства и давлению конкуренции.

Для того чтобы система смогла в полной мере использовать все преимущества ваших процессов, компания проводит первичный сбор информации, исследует текущую деятельность предприятия, выявляет потребности и совместно с руководством предприятия определяет круг решаемых задач. В результате формируется список задач, которые необходимо решить в процессе внедрения системы.

Далее происходит изучение организационной структуры предприятия, и даются рекомендации по ее улучшению. Совершенствование организационной структуры предприятия - важнейшая часть ее организационного развития. На данном этапе происходит актуализация штатного расписания и приведение его к фактическому виду.

Следующий шаг на подготовительном этапе внедрения системы - анализ текущей деятельности предприятия. Целью такого анализа является выделение определенного количества бизнес-процессов с целью дальнейшей их автоматизации. В результате образуется сеть процессов, отражающая текущее положение дел на предприятии. Кроме того, четко определяется ответственность сотрудников за выполняемый ими объем работ. Это резко повышает исполнительскую дисциплину и управляемость персонала. Руководитель видит реальное положение дел на предприятии.

После того, как сформированы первичные модели, совместно с руководителями и ключевыми ответственными исполнителями проводится сравнение полученных результатов и видения руководства. На данном этапе может быть скорректирована как модель деятельности предприятия, так и порядок выполнения некоторых операций на предприятии в соответствии с целями и задачами руководителей. Как правило, это происходит в формате расширенных совещаний, где каждый ответственный исполнитель вносит свои предложения по улучшению деятельности предприятия. А это в конечном итоге - залог успешности деятельности всей организации.

Технические специалисты, в свою очередь, осуществляют подготовку к развертыванию решения у заказчика. Данный этап включает в себя установку на сервере и проверку работоспособности системы на рабочих местах пользователей. В ходе этих работ устраняются последние замечания и недочеты в работе системы. Одновременно сотрудники заказчика обучаются взаимодействию с программой, а получают базовые знания в области бизнес-процессов.

Экономическая эффективность.

Сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям , потому что: процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он обязан делать. Кроме того, система обеспечивает эффективный контроль выполнения задач со стороны руководства.

Повышается эффективность работы сотрудников при решении "типовых" задач благодаря четкой регламентации процессов в компании и повышению дисциплины.

Экономится время сотрудников на поиск нужного документа , потому что все необходимые документы доступны "в 2 клика".

Сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса.

Снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому.

Уменьшается объем бумажного документооборота.

Увеличивается общая скорость выполнения процесса.

Упрощается создание и поддержка Системы Менеджмента Качества за счет возможности получать актуальные регламенты процессов и возможности постоянно осуществлять улучшение бизнес-процессов.

Облегчается обучение и адаптация новых сотрудников.

Преимущества системы.

Для работы с системой достаточно веб-браузера. Благодаря этому работать с системой можно из любой точки мира без установки дополнительного программного обеспечения.

Для описания бизнес-процессов используется современный язык BPMN - на сегодняшний день лучший и самый прогрессивный мировой стандарт для описания бизнес-процессов.

BPM-системы, которые предназначены для эффективного управления бизнес-процессами, впервые были использованы на западе, но сейчас они стали достаточно популярными и в России.

Главным их предназначением является выполнение управления различными компаниями с помощью специальных программ. Для успешного управления любыми бизнес-процессами при внедрении описываемых систем производится моделирование (проектирование) данных процессов. Для этого применяются специальные диаграммы, т.е. фактически схема всех этапов бизнес-процесса в графическом виде.

Такой класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы .

Чтобы при функционировании организации программа могла полноценно контролировать бизнес-процесс, диаграммы должны быть загружены в компьютер и приведены в исполнение. Таким образом, достигается максимальное соответствие между разработанной моделью и реально протекающим процессом.

Для успешной реализации принципа ВРМ используется приложение , оно дает возможность создавать такие информационные системы, которые способны гибко корректировать свои параметры в соответствии с теми изменениями, которые происходят в бизнес-процессах организации. Такой подход обеспечивает точное выполнение процессов той или иной компании и наводит в них порядок.

Функции приложения ELMA достаточно разнообразны, но все они могут быть отнесены к одной из четырех групп, которые соответствуют этапам жизненного цикла PDCA.

Видео - Cистема управления бизнесом - ELMA ECM

Это моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация процессов .

Эту последовательность (цикл) описал известный гуру – Эдвард Деминг, поэтому его часто называют циклом Деминга .

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование (проектирование) является первым этапом работы с приложением ELMA. Оно реализовывается в программе, которая имеет название «Дизайнер ELMA». Эта программа отличается простым интерфейсом и входит в стандартный комплект ELMA .

Стоит обратить внимание, что моделирование может производиться бизнес-аналитиком, так как оно не требует обязательного участия программиста. Процесс описывается с помощью наглядных диаграмм, которые будут понятны не только аналитикам, но и начальству компании. Диаграмма отображает стадии процесса, последовательность их исполнения и конкретный набор мероприятий. Построение графической модели производится путем выбора требуемых блоков и их перемещения с помощью мыши. После этого между блоками операций делаются переходы.

В работе приложения ELMA применяется стандартная для бизнес-процессов ВРМN нотация. Самый новый вариант нотации, из существующих сегодня, обозначается номером 2.0.

Когда диаграмма бизнес-процесса готова, начинают применяться те данные, которые предназначены для работы в пределах процесса и выполняется настройка всех операций. К примеру, для задач пользовательского типа определяются исходные данные, с которыми предполагается работать исполнителю, данные, которые ему следует предоставить в конце и действия для исполнения.

После окончания этапа моделирования бизнес-процесс должен быть опубликован. Это означает, что он компилируется, а затем становится пригодным для запуска в интерфейсе ELMA.

Выполнение бизнес-процессов

Выполнение (исполнение) бизнес-процесса начинается тогда, когда готовая модель появляется на сервере приложения. Функционирование системы устроено так, что в один и тот же момент можно запускать большое количество экземпляров того или иного процесса. Выполняются они параллельно, для чего применяется одна модель. Начиная с первого события и заканчивая последним, бизнес-процесс реализуется на основе его графической модели. Списки тех работ, которые должны производиться сотрудниками компания при этом формируются в автоматическом режиме. Задача назначается тому или иному пользователю только тогда, когда пришло время исполнения соответствующего этапа.

Все исполнители получают информацию только о тех работах, которые им предназначены и ничего не знают о других задачах. Каждый пользователь должен делать только то, что ему поручено и не должен отслеживать другие шаги бизнес-процесса. Задачи определяются системой автоматически.

Все задачи, которые ставятся перед пользователями, оформляются как страницы, содержащие всю информацию, нужную для выполнения работы и для принятия решений.

В том случае, если исполнитель должен вводить какие-либо данные, страница будет иметь специальные поля, которые следует заполнить. Получается, что пользователь получает все требуемые ресурсы и выполняет поставленные задачи в одном месте.

От пользователя не требуется внимания к тому, какую работу будет делать следующий исполнитель, за это отвечает приложение ELMA. Если есть задачи, для исполнения которых не нужны реальные действия сотрудников компании, ELMA их выполняет в автоматическом режиме с очень большой скоростью. Это может быть определение конкретного хода процесса, исполнение сценариев, посылка сообщений и многое другое.

Мониторинг и контроль бизнес-процессов

Запущенный процесс имеет определенное количество экземпляров, и на каждый из них заводится своя карточка (страница). Любая из них имеет все необходимую информацию по конкретному экземпляру, это – текущие показатели, исполняемые в данный момент задачи, статусы задач, их исполнители и т. д.

С помощью карточки процесса производится управление его ходом, которое может выполнять пользователь, имеющий требуемые для этого права. При этом можно изменить характеристики процесса или прервать его исполнение.

Контроль исполнения поставленных задач и общего хода процесса производится с помощью удобных и простых инструментов приложения ELMA. Пользователи имеют для этого все необходимые средства. На странице под названием «Мои процессы» есть список экземпляров, относящихся к данному пользователю, в которых он выполняет роль инициатора, исполнителя или ответственного. Для того чтобы найти требуемый процесс применяется специальный фильтр страницы.

Те процессы, в которых пользователь исполняет роль куратора, владельца или информируемого, отображаются на странице под названием «Мониторинг процессов». Конкретный пользователь может не быть участником тех или иных процессов, имеющихся на странице, но с информацией о них он имеет возможность ознакомиться. При необходимости получения подробностей о процессе, с данной страницы можно перейти на его карточку.

Среди средств, использующихся при контроле процессов, есть еще одно – ознакомление с его картой. В веб-интерфейсе описываемого приложения она имеет такой же вид, как и графическая модель в дизайнере. Отличием являются пометки, так как на карте отражен запущенный процесс.

Мониторинг процессов

Операции, выполнение которых уже закончено, находятся в синей рамке, сделанные переходы обрамлены жирной линией, а операция, которая сейчас выполняется, находится в зеленой рамке.

Это позволяет ознакомиться не только с выполняемыми сейчас задачами, но и с прошлым этапом процесса. Карта процесса доступна всегда с карточки экземпляра.

У руководителя нет необходимости вручную прослеживать все шаги процесса. Например, при задержке выполнения задач тем или иным исполнителем, руководитель сразу будет об этом осведомлен.

Пример бизнес-процесса компании - заявка на приобретение офисной техники

К тому же с помощью обычных средств наблюдения руководители имеют возможность отслеживать те или иные задачи. Как и все другие задачи, задачи процессов отражены на страницах.

Графическое отображение бизнес-процесса компании - заявка на приобретение офисной техники

Указаны зоны ответственности и этапы исполнения. Таким образом настраивается и отображается в Дизайнер ELMA любой процесс.

Видео: Дизайнер бизнес процессов ELMA

Оптимизация бизнес-процессов

Во многих случаях при исполнении бизнес-процесса, у сотрудников компании появляются различные идеи и предложения, касающиеся усовершенствования процесса. Часто подобные предложения приносят большую пользу, а доработка процесса позволяет сделать работу компании более успешной. Коррективы могут быть внесены в процесс без его остановки. Быстрое внесение изменений и проверка их уместности являются преимуществом управления с помощью приложения ELMA.

Для примера можно рассмотреть случай, когда руководитель принимает решение о том, что задача о составлении сметы будет исполняться не менеджером, который занимается продажами, а коммерческим директором.

С помощью ELMA корректировка процесса и его применение в новом состоянии может быть сделано немедленно. Для этого не потребуется ни остановка системы, ни участие программиста. Уместность изменений может быть оценена сразу же после исполнения процесса с их учетом.

Рассмотрим некоторые модели бизнес-процессов.

Заявление на получение командировки

Вначале запрос регистрируется из нескольких источников в процессе под названием «Служба поддержки». Для того чтобы время сотрудников применялось эффективно, все запросы типизируются. Например, в IT-компании в роли адресатов могут выступить разработчик и тестировщик.

После этого в процессе, который называется «Согласование бюджета» происходит реализация нескольких шлюзов между бухгалтерией и разнообразными подразделениями. Департаменты локального типа должны показать свои потребности на следующий год, при этом они действуют независимо друг от друга.

Интеграция ELMA BPM с 1С с помощью готового модуля

Работа приложения ELMA может производиться как совместно с другими системами, выполняющими свои задачи в компании, так и независимо от них. Несмотря на то, что ELMA способна успешно функционировать со многими приложениями, которые имеют архитектуру SOA, работа с «1С Предприятие» особенно важна. Для того чтобы совместная работа была простой и эффективной применяется специальный модуль под названием «Интеграция с 1С».

Важно: Возможна интеграция с несколькими 1С конфигурациями одновременно.

Данный модуль дает возможность обеспечить взаимодействие со всеми версиями ELMA, которые сегодня активно применяются на практике.

Можно выделить следующие возможности взаимодействия ELMA и «1С Предприятие»:

Использование документов и справочных материалов системы «1С Предприятие»;

Старт функций этой системы;

Использование объектной модели «1С Предприятие»;

Запуск процессов и посылка сообщений из «1С Предприятие» в систему ELMA, что достигается с помощью SOA Connector.

Использование справочных материалов «1С Предприятие» в ELMA производится прозрачно. В веб-интерфейсе они имеют такой же вид, как и справочники, относящиеся к системе ELMA. Возможности пользователя сводятся к просмотру, дополнению и редактированию данных. Все эти коррективы отражаются в «1С Предприятие».

Что касается настройки взаимодействия, то она делается всего за несколько минут. Нет необходимости в разработке новых сценариев и в ознакомлении с файлами конфигураций, так как все выполняется с помощью графического интерфейса. Для того чтобы добавить конфигурацию 1С нужно всего лишь заполнить соответствующие поля. Затем требуется определение тех документов и справочников из «1С Предприятие», которые нужно будет применять в системе ELMA. После этого настройку можно считать законченной и данные могут быть использованы.

После вышеописанной интеграции управление совместной работой систем производится в бизнес-процессах. В случае моделирования процессов в ELMA работа с 1С выполняется в блоках Сценариев. Один конкретный блок способен выполнять некоторое количество задач: старт функций 1С, сохранение договоров, корректировка значений справочников, загрузка документов и т. д.

Системы управления бизнес процессам пришли в Россию с Запада, где этот класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.

Система управления бизнес процессами организации основана на простой идее: идет моделирование бизнес процессов вашей организации с помощью наглядных диаграмм, загружаете эти описания в компьютерную систему, и программа позволяет отследить исполнение процессов в реальной практике работы предприятия.

Несомненным преимуществом подхода является то, что вы гарантированно получаете систему, на 100% удовлетворяющую ВАШИМ нуждам и способную изменяться с ростом потребностей бизнеса.

Любая BPM-система (ELMA полностью соответствует данной концепции) содержит ряд стандартных компонентов, которые соответствуют стадиям жизненного цикла (Деминга) процесса PDCA (Plan, Do, Check, Act):

• Проектирование (моделирование)
• Исполнение
• Контроль и Мониторинг
• Улучшение процессов

Проектирование (моделирование бизнес процессов)

Проектирование – это построение модели бизнес процессов. Для этого предусмотрена программа Дизайнер, где моделируются бизнес процессы. Результат в простой и наглядной форме. Используется новейший мировой стандарт для их описания – язык BPMN.

Важным моментом является то, что проектирование бизнес-процессов должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста. Программа ELMA описывает процесс на языке диаграмм, привычном для аналитика и понятном высшему руководству организации.

Моделирование бизнес процессов предполагает определение участников процесса, набора их действий и назначение исполнителей. Кроме того, нужно указать, какие информационные поля (атрибуты) обязательны к заполнению при выполнении каждой операции.

Исполнение

Модель бизнес-процесса загружается на сервер ELMA, после чего он становится доступным для исполнения. Ключевой элемент системы - это список задач, которые должен выполнить сотрудник.

Сервер автоматически формирует этот список для каждого работника в соответствии с моделями процессов, где он задействован.

Пример:

В тот момент, когда процесс дойдет до шага "Согласовать заявку", сформируется задание для Директора на согласование заявки.

Щелкнув на задании, Директор получает всю необходимую информацию для принятия решения и выполнения поставленной задачи.

Зачем нужны информационные системы управления бизнес процессами? Набор доступных действий не ограничивается только операциями, требующими ручного ввода информации. В системе ELMA предусмотрены различные операции, например: Сценарий, Оповещение, Генерация электронного документа, Создание документа в 1С. Кроме того, система позволяет создавать собственные операции, что расширяет возможность моделирования процессов, наиболее точно отражающие специфику бизнеса.

Благодаря такой функции сотрудники не должны задумываться или догадываться, какие задания они должны выполнять - сотрудник явно видит перечень назначенных ему заданий.

Контроль и мониторинг

Контроль за исполнение бизнес процессов осуществляется через стандартные инструменты:

Мои процессы - здесь собраны все процессы, которые относятся к Вам. На портлете отображается список всех запущенных экземплятов процессов, в которых пользователь является инициатором или исполнителем. В портлете показаны те задачи и исполнители, на которых находится процесс в текущий момент.

Монитор процессов - в данном подразделе отображаются типы процессов, в которых пользователь является владельцем, куратором или информируемым. Этот раздел предназначен для анализа работы по процессам.

Более того любой сотрудник может отследить стадию процесса с помощью наглядной схемы Карты процесса. Текущие шаги процесса показаны на рисунке зеленым цветом.

Контроль ключевых показателей

Дизайнер ELMA позволяет задать метрики и ключевые показатели (KPI) бизнес-процессов.

В ходе работы накапливается статистическая информация, которая позволяет контролировать процесс в целом, используя семафоры и механизм карт Шухарта.

Оптимизация процессов

В процессе работы у Вас и Ваших сотрудников скопится больше количество рациональных предложений по улучшению бизнес-процесса. Так улучшайте их! Для этого не надо останавливать работу - вносите изменения и применяйте их "на ходу".

Одной из ключевых особенностей управления бизнес-процессами в BPM-системе является возможность быстро внести коррективы в структуру процесса и мгновенно проверить эффективность таких изменений на практике.

Пример:

Допустим, руководитель решил что операцию «Составление сметы» лучше выполнять Коммерческому директору, а не Менеджеру по продажам (это может быть связано с особенностями работы организации). ELMA позволяет изменить (перерисовать) процесс в работающей системе (для этого не нужен ни программист, ни остановка системы) и применить изменения немедленно.

После того, как процесс исполнен с учетом сделанных изменений, вы можете оценить эффективность внесенных корректив благодаря статистической информации, которую собирает программа, на основе значений метрик и показателей KPI.

Несмотря на то, что ELMA является российской разработкой, по своей архитектуре программа схожа с классическими западными BPMS системами.

Необходимо отметить, что логика работы с BPMS системами существенно отличается от классических систем моделирования бизнес процессов. При построении процессов, например, в на выходе Вы получите статическую процессную модель Вашего предприятия. Системы класса ELMA позволяют не только построить бизнес процессы, распределив ответственность за выполнение функций между сотрудниками, но и в реальном времени исполнять построенные процессы, что позволяет в любой момент времени видеть статус выполнения той либо другой функции. Широкие возможности BPMS систем также ограничивают сферу их применения, на практике построение процессной модели предприятия в подобных системах занимает слишком много времени, поэтому проектируются лишь основные, либо критические бизнес процессы организации, требующие особого контроля. Исходя из вышесказанного, становится понятно, отчего большинство BPMS систем, как и ELMA не имеют функций по генерации должностных инструкций и другой административной документации.

Условно программу можно разделить на две функциональные части: редактор, в котором Вы можете построить организационную структуру, бизнес процессы и описать документооборот компании, а также сервер, исполняющий заданные пользователем модели в реальном времени.

Редактор ELMA имеет очень удобный интерфейс, схожий с дизайном Microsoft Office 2007, наглядные элементы и подробная справка помогут быстро войти в курс дела даже новичкам. Не обошлось, к сожалению, и без недостатков – при работе с программой мы ощущали постоянные лаги и подтормаживания даже на локальной машине, связанные видимо с постоянной синхронизацией с веб-сервером, так что запаситесь терпением и хорошими каналами связи.

Организационная структура строится в виде дерева, с помощью трех элементов на панели инструментов и соединительной линии – ничего лишнего, лишь самое необходимое. Здесь же Вы можете просмотреть историю изменения структуры, и откатится к любому прежнему состоянию.

ELMA — организационная структура

В качестве нотации для построения бизнес процессов используется BPMN, но разработчики ELMA сознательно упростили ее, сделав более доступной и понятной рядовым пользователям. Конечно же, тем, кто никогда не занимался моделированием бизнес процессов так просто систему не освоить, выбранная нотация не прощает ошибок, в отличие от статичных моделей, используемых в и . Новичку не составит труда создать вечный цикл, либо настроить условия таким образом, что часть процесса никогда не будет выполняться. К счастью, Вы можете проверить построенный бизнес процесс прямо из редактора и устранить основные ошибки до загрузки процесса на сервер. В любом случае, мы рекомендуем внимательно ознакомиться с руководством пользователя ELMA , которое содержит всю необходимую информацию по работе с программой и при этом обладает краткостью и лаконичностью, которой так не хватает многим конкурирующим продуктам.

ELMA — редактор процессов

После построения бизнес процесса у Вас есть возможность задать владельца процесса, список информируемых участников и куратора процесса во вкладке «Матрица ответственности». Как и в случае с организационной структурой у пользователей есть возможность восстановить предыдущую версию бизнес процесса из истории изменений.

Помимо функций по моделированию бизнес процессов ELMA содержит встроенную, довольно мощную систему документооборота. Разработчики программы подошли к настройке документооборота со всей серьёзностью, поэтому даже не рассчитывайте просто перенести свои документы в соответствующие папки и раздать соответствующие права доступа. Вас попросят создать все необходимые типы документов, для каждого типа задать папку для хранения по-умолчанию, подготовить номенклатуру на заданный период времени, настроить нумераторы (правила нумерации) и создать как минимум одно «дело» (виртуальную подшивку документов). В случае если Вы строили бизнес процессы, соблюдая рекомендации создателей ELMA , то для всех документов Вам удастся отследить их жизненные циклы, от создания, согласования и подписания документа вплоть до изменения его статуса на «недействующий» или «архивный».

Второй функциональной частью программы является веб-сервер. Именно через него с помощью веб интерфейса большинство пользователей будут взаимодействовать с программой. Скорость работы сервера, как впрочем, и редактора оставляет желать лучшего, даже на сравнительно небольшой базе данных пользователь может буквально видеть, как подгружаются те, либо другие элементы интерфейса. Использование мощного выделенного сервера и широкого канала связи, конечно же, способно частично компенсировать данный недостаток. Дизайнеры постарались выполнить интерфейс в стиле редактора ELMA , поэтому пользователю может казаться, что он всё ещё работает в той же самой программе, хотя это всего лишь имитация, впрочем, весьма удачная. Зайдя в свой кабинет, пользователь может увидеть свои процессы, задачи и календарь событий. Запустив процесс на исполнение, система автоматически разошлёт задания участникам процесса, которые отобразят у них в разделе «Задачи». Владелец процесса может отследить ход его выполнения из раздела «Мои процессы». Работа с системой документооборота также происходит через веб интерфейс: с помощью электронной канцелярии пользователи могут регистрировать, выносить резолюции и полноценно управлять документом, к которому имеют соответствующий доступ.

ELMA — веб сервер

В качестве бонуса, программа ELMA имеет модуль «Работа с клиентами», который может выступать в роли простенькой CRM системы, а также модуль «Проекты».

Наше мнение:

Внедрение полноценной BPMS системы – серьёзный шаг в деятельности любого предприятия, требующий вовлечения и понимания основ работы с программой буквально всех сотрудников организации, не говоря уже о наличии компьютера на рабочем месте. Возможности подобного программного обеспечения способны как решить значительную часть работ, связанную с контролем и автоматизацией части деятельности предприятия, так и добавить новых проблем, если Вы переоценили свои силы. Подобные ELMA программы, в отличие, например, от 1С и CRM систем, не являются продуктами, рассчитанными на широкую аудиторию, и должны применяться только там где необходимо и когда это необходимо. Что касается самого продукта ELMA , то в целом он оставил приятное впечатление, в основном благодаря современному интерфейсу и удобной справке по работе с программой. Минусом программы является невысокая скорость работы и некая «заторможенность» всей системы в целом. Стоимость программы на 10 рабочих мест (а это минимум, при котором вообще имеет смысл работать с подобными системами) составляет около 2000 USD , что является адекватной ценой за предложенную функциональность.